GOTIK

Projectmanagement volgens de GOTIK-methode

De GOTIK Methode is een methode voor het beheersen van benoemde aspecten in het projectmanagement. De aspecten zijn: Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit.^[1] Deze methode wordt met name gebruikt in de vastgoedontwikkeling, de bouwkunde en de aannemerij. Daarnaast wordt de GOTIK-methode ook gebruikt bij Informatietechnologie/ICT-projecten en projecten van facilitaire organisaties.^[2] ^[3] In sommige gevallen worden de letters op een andere manier gerangschikt, zoals GO-KIT, GITKO, TOKIG of IOGTK (Informatie, Organisatie, Geld, Tijd en Kwaliteit). Projectmatig werken volgens de GOTIK-methode is in 1984 ontworpen door het adviesbureau Twynstra Gudde.^[4] in de vorm van GO-KIT.
GOTIK is, in Nederland en op dit moment, een projectmanagementsysteem (bestaande uit een Methode en een Model) dat vooral van toepassing is in de bouw.

GOTIK is de afkorting voor:

Geld;
Organisatie;
Tijd;
Informatie;
Kwaliteit.

Dit zijn de zogenaamde Aandachtsvelden of Aspecten.

Vooraf

GOTIK wordt kort toegelicht op de Nederlandse site van wikipedia: GOTIK.
GOTIK is een METHODE voor projectmanagement daar waar het vooral een bouwproject betreft.
GOTIK is een MODEL als het om het proces binnen het project gaat.

De letters GOTIK staan in een willekeurige volgorde die vooral gekozen is vanwege de uitspraak. In de werkelijke procesvolgorde van het GOTIK-model is de volgorde IOGTK:

Eerst komt de

I van Informatie (die beschikbaar is en vaak ook de reden bevat waarom een project wordt gestart), dan de
O van Organisatie. Deze leveren, houden in en beheersen: de
G van Geld (als dat er niet is, gaat het gewoon niet door) daarna de
T van Tijd (die moet beschikbaar zijn anders gaat het niet lukken) en dan de
K van Kwaliteit, want zonder kwaliteit wordt het niks.

Van boven naar onder te lezen:
Het DOEL wordt ondersteund door de organisatie en de informatie.
Daar onder: Organisatie (beheersen van) en Informatie (inzicht in) door de ontwikkeling van de aspecten
Geld, Tijd en Kwaliteit.

DOEL
Informatie		Organisatie
Geld	Tijd		Kwaliteit

het GOTIK Model

Begrippen

Begrip

Omschrijving

GOTIK Project (IOGTK-project)

Een project dat volgens de GOTIKmethode wordt beheerst.

GOTIK-D Project (DIOGTK-project)

Een project dat volgens de GOTIK-Dmethode wordt beheerst.

DOEL
Informatie		Organisatie
Geld	Tijd		Kwaliteit

Traject

Een in de tijd afgebakende tijdspanne waarbinnen een project of projectonderdeel zich afspeelt en van begin (uitgangspunten) tot eind (oplevering) als één geheel herkend wordt. Bijvoorbeeld het "ontwerptraject".

Projectleider

Een persoon die de leiding heeft over een (GOTIK-) project.

Projectmanagement

Het geheel aan activiteiten en maatregelen uitgevoerd door de projectorganisatie, aangestuurd door de projectleider en mede ondernomen door betrokkenen ten behoeve van (het goed laten verlopen van) een (GOTIK-) project.

Ontwerpteam

Een samenstelling van personen en organisatieonderdelen, gezamenlijk verantwoordelijk voor het bedenken van oplossingen voor de gestelde vraag of vragen van of binnen een (GOTIK-) project. Voorbeeld vraagstelling aan een ontwerpteam: bedenk en ontwerp de renovatie(-mogelijkheden) van een bestaande kleuterschool zodanig dat het een kinderdagverblijf wordt op basis van de gestelde uitgangspunten.

Ontwerptraject

De tijdspanne die een ontwerpteam nodig heeft om (in eerste instantie) Modellen en Scenario's te ontwikkelen op basis van concepten en (in tweede instantie) het ontwerpen van het gekozen Model ter realisatie.

Projectorganisatie

Een samenstelling van personen en organisatieonderdelen, gezamenlijk verantwoordelijk voor het beheersen van een (GOTIK-) project.

Concept

Een bedachte oplossing voor een concrete vraag met een invulling waarin mensen en organisaties taken verrichten en daarvoor vastgoed nodig hebben. Bijvoorbeeld een concept voor een "lagere school met kinderopvang". Een concept betreft de invulling van het vastgoed met een gebruiker en zijn bedrijfsvoering, sociaal, maatschappelijk, non-profit of commercieel.

Adviseur

Een deskundige die in zake een bepaalde specialiteit binnen een project gegevens verstrekt in de vorm van een advies (raadgeving).

Opdrachtgever

Een partij, organisatie of privépersoon die vanuit het eigenaarschap, als eigenaar of vanuit de eigenaar (vertegenwoordiger) de opdracht verstrekt tot het uitvoeren van een project.

Belanghebbende

Een partij, organisatie of privépersoon die als belanghebbende gezien wordt bij de realisatie van een project. Vaak de toekomstig gebruiker of bewoner van het vastgoed dat binnen het (GOTIK-) project wordt gerealiseerd, en bijvoorbeeld diegene die overlast hebben van het project tijdens de uitvoering.

Sectoren

Economische gebieden waarvoor projecten worden uitgevoerd waarin gelijkluidende regels gelden. Sectoren zijn: Onderwijs, Zorg, Sociale woningbouw, Overheid, Profit, etc.

Vastgoed

Al de gebouwen die op een stuk grond staan, inclusief dat stuk grond. Zie Vastgoed in wikipedia.

Vastgoedportefeuille

Een verzameling van (alle tot één juridische entiteit of eigenaar behorende) gebouwen inclusief het stuk grond dat tot ieder afzonderlijk gebouw behoort.

Aspecten

De GOTIK onderdelen Informatie, Organisatie, Geld, Tijd en Kwaliteit (en recent Doel). (Ook aandachtsvelden of aandachtsgebieden genoemd.)

Topaspect

Het GOTIK onderdeel Doel.

Basisaspecten

De GOTIK onderdelen Geld, Tijd en Kwaliteit.

Aandachtsgebieden

Aspecten.

Doel

Concreet te bereiken resultaat als uitkomst uit het (gehele) project. Sub- of afgeleid doel: het realiseren binnen gestelde voorwaarden of het realiseren van een (sub-) doel in een deelproject.

Informatie

Beschikbare documenten en dossiers waarmee een project wordt gerealiseerd en/of documenten en dossiers die ontstaan binnen het project.

Organisatie

Alle personen, juridische entiteiten en systemen die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor, bevoegdheden hebben ten aanzien van en taken uit te voeren hebben binnen (rondom, voor, ...) een project.

Geld

Het geheel aan middelen noodzakelijk om een project te realiseren. Het kunnen uitgaven EN inkomsten zijn. (Naast financiële bestaan er ook andere middelen waarvoor een financiële vergoeding mogelijk is, zonder dat deze werkelijk verstrekt wordt, bijvoorbeeld de interne uren van de directie van de opdrachtgever, vaak een administratieve handeling meer dan een geldstroom.)

Tijd

Het geheel aan tijdsaspecten behorende tot het project: voorbereidingstijd, uitvoeringstijd, contractduur, bouwtijd, onderhoudstermijn etc. Tijd is niet hetzelfde als planning.

Kwaliteit

Het geheel aan regels (soms ook wetten, regelingen, voorschriften of anderszins door de overheid vastgesteld of vastgelegd), eisen, vragen en wensen waaraan een project (als doelstelling en resultaat maar ook in het proces) dient te voldoen, volgens de belanghebbenden. Vaak in een PvE vastgesteld en verder uitgewerkt in (kwaliteits-) documenten. De klant kan op een heel abstracte manier kwaliteitseisen stellen (bijvoorbeeld "uitstraling" of "veilig") waarbij het de taak is van het ontwerpteam om te komen tot een oplossing die die abstractie concreet maakt (bijvoorbeeld een Model).

Model

De mogelijke uitkomst uit een ontwerpvraag. Een model is een te bereiken concreet doel. Bij het ontwerpen wordt ervan uitgegaan dat er meerdere Modellen worden ontworpen om uit te kunnen kiezen. Het vergelijken van Modellen kan door de verschillende aspecten behorende bij de Modellen met elkaar te vergelijken.

Scenario

Een Scenario is een manier, wijze of methode om een Model te realiseren. Een model kan met verschillende scenario's gerealiseerd worden. Meerdere Scenario's van één Model kunnen met elkaar worden vergeleken worden door de verschillende aspecten met elkaar te vergelijken.

Materiaal

Stof of materie die in de bouw wordt toegepast en in zijn geheel een eenheid vormt. Bijvoorbeeld: Baksteen, Dakleer...

Element

Ding of zaak die in de bouw wordt toegepast en in zijn geheel een eenheid vormt met een specifieke functie. Bijvoorbeeld: CV-ketel, Hemelwaterafvoer...

Detaillering

Toepassing of uitwerking die in de bouw wordt toegepast en met de zaken in de directe omgeving een specfieke functie vervult. Bijvoorbeeld: Kitrand, Voegvulling, Schilderwerk...

IOK

Intentieovereenkomst. Een overeenkomst tussen de belanghebbenden en de opdrachtgever, eigenaar om te komen tot het ontwikkelen van een concept dat voldoet aan de vraagstelling. Een PvE is vaak een/het eindproduct dat, zoals beschreven in de intentieovereenkomst, tot stand dient te komen. Een IOK gaat vanaf een bepaald moment gepaard met de SOK, of het opstellen van de SOK is in de IOK beschreven. Partijen kunnen onder voorwaarden nog wel uit elkaar.

SOK

Samenwerkingsovereenkomst. Een overeenkomst tussen de belanghebbenden en de opdrachtgever, eigenaar om te komen tot het ontwikkelen van een project met het beoogde eindresultaat (Het Doel) dat voldoet aan de vraagstelling aan het PvE en aan overige gestelde eisen. De SOK gaat vanaf een bepaald moment gepaard met de HOK. Partijen kunnen alleen nog uit elkaar door elkaar schadeloos te stellen.

HOK

Huurovereenkomst (voorafgaand aan huurcontract). Een huurovereenkomst is feitelijk een huurcontract dat nog niet in gaat, omdat er nog geen gebouw is opgeleverd. Als dit wel het geval is, wordt de HOK omgezet in een huurcontract. Commerciële huurcontracten zijn vaak op basis van het model ROZ (Raad Onroerende Zaken).

Inschrijving

Het document dat de aannemer(s) inlevert (inleveren) bij de inschrijving. Hierin staat dat zij het ontwerp willen realiseren binnen de (rand)voorwaarden) voor een bepaalde som. Onder de inschrijving staat alleen de handtekening van de Aannemer.

Aannemingsovereenkomst

Ook wel realisatieovereenkomst. Het document dat door aannemer en opdrachtgever tezamen wordt opgesteld en ondertekend waarin staat dat de aannemer de realisatie op zich neemt van de ontwerp, tegen een vastgestelde prijs en binnen overige (rand) voorwaarden.

Inleiding: Projectmanagement

Standaard projectmanagement

Projectmanagement is het beheersen van projecten. Het is de manier waarop projecten georganiseerd, voorbereid, uitgevoerd en afgerond worden.

Projectmanagement omvat de aansturing van/door projectleiders en de beheersing van meerdere deelprojecten, terwijl projectleiding de aansturing van teamleiders binnen een project(-onderdeel of deelproject) omvat.

Andere Methoden

Er bestaan verschillende projectmanagementmethoden (die al dan niet een certificeringsprogramma kennen), waaronder:

IPMA
PRINCE2
PMW
Agile EVO
PMBoK
OPEN

In de ICT bestaan allerlei systeemontwikkelingsmethoden (welke wel eens met projectmanagementmethoden worden verward), zoals:

In de vastgoedontwikkeling, de bouwkunde, het beheer en onderhoud en de aannemerij wordt veel gebruik gemaakt van de GOTIK-methode.

GOTIK

De GOTIK-methode is één van de manieren om goed grip te krijgen op vooral het bouwproject. Door de strikte afbakening ontstaat een goede focus op de aandachtsvelden. Nadeel is dat juist door deze focus andere aspecten (bijvoorbeeld juridische zaken) en soms zelfs het doel van het project uit het oog wordt verloren. Recente ervaringen met de GOTIK-methode hebben er toe geleid dat de D van DOEL aan de methode is toegevoegd.

Stappen of Fasen GOTIK-project

Algemeen

Bij algemeen projectmanagement (dus niet specifiek voor het bouwen) worden, in het algemeen, de volgende stappen doorlopen:

Opstart van het project;
- Bepaling van de omvang/scope van het project;
Planning van het project;
- Opdeling van het project in verschillende fasen;
Uitvoering van de verschillende fasen;
Opvolging van de projectvoortgang;
Besluitvorming en creatie van het eindproduct.

GOTIK

In de standaardmethode missen we aansluiting met vooral de specifieke aandachtsvelden Geld en Kwaliteit. Bij de GOTIK-methode, specifiek voor de bouw, worden daarom de volgende, meer specifieke, stappen onderscheiden:
Projectfase (Hoofdfasen):

Initiatief;
Uitwerking initiatief;
Ontwerp;
Aanbesteding;
Uitvoering;
Eindoplevering.

Binnen iedere stap worden de aandachtsvelden uit het GOTIK-Model meegenomen. Daardoor ontstaat een eenvoudig te hanteren kruistabel:

GOTIK-Methode	Informatie	Organisatie	Geld	Tijd	Kwaliteit
Initiatief	...	...	...	...	...
Uitwerking initiatief	...	...	...	...	...
Ontwerp	...	...	...	...	...
Aanbesteding	...	...	...	...	...
Uitvoering	...	...	...	...	...
Eindoplevering	...	...	...	...	...

Op de ... komen de documenten en dossiers die behoren tot het betreffende kruispunt. Zie Lijst Go-Nogo documenten

Voorbeeld:

GOTIK-Methode	Documenten en dossiers betreffende Geld
Initiatief	Beschikbare budgetten, Investeringsmogelijkheden, Exploitatiewensen en -eisen.
Uitwerking initiatief	Haalbaarheid: met de beschikbare budgetten is winstgevende of kostendekkende Exploitatie mogelijk.
Ontwerp	Kostprijs voor ontwerp is bekend, ontwerp te maken zodat ontwerp tegen kostprijs gerealiseerd kan worden.
Aanbesteding	Realisatieprijs bekend, passend binnen budget(ten).
Uitvoering	Bewaking van de uitnutting ^[5] van het budget op totaal en op onderdelen (hoofdaannemer, onderaannemers).
Eindoplevering	Verantwoording van uitgaven, meer- en minderkosten etc.

Toepassing GOTIK-projectmanagement

De GOTIK-projectmethode of het GOTIK-projectmodel kan worden toegepast op ieder nieuwbouw-, verbouw-, renovatie- en/of onderhoudsproject. GOTIK is een breed systeem. Voordeel daarbij is dat het alles omvat. GOTIK kan ook smal. Voordeel daarbij is dat er niets uit het oog wordt verloren. Daarbij moet wel rekening gehouden worden met de compressie van bepaalde GOTIK-onderdelen in handzamer projectonderdelen. Daarnaast is er duidelijk onderscheid tussen nieuwbouw en onderhoud (verdeeld in: revitalisatie en herbestemming, renovatie, groot onderhoud en onderhoudswerken). De samenvoeging van projectfases is vooral van toepassing in de voorbereiding. In de onderstaande tabel is dat verder uitgewerkt.

Hoofdfase	GOTIK-Methode	Nieuwbouw	Onderhoud
			Revitalisatie	Renovatie	Groot Onderhoud	Onderhoudswerk
	Standaard alle fases	Alle fases apart	Alle fases apart	Van A tot H (8 fases)	Van A tot F(6 fases)	Van A tot D (vier fases)
H1	Initiatief	...	...	A	A	A
	Vraagstelling	...	...	A	A	A
	CABU-onderzoeken	NVT	Van toepassing	B	B	A
	Concepten	...	...	C	C	A
H2	Uitwerking initiatief	...	...	C	C	A
	Haalbaarheid	...	...	D	C	A
	Programma van Eisen	...	...	E	C	A
H3	Ontwerp	...	...	E	C	A
	VO	...	...	E	C	A
	DO	...	...	E	C	A
H4	Aanbesteding	...	...	F	D	B
H5	Uitvoering	...	...	G	E	C
H6	Eindoplevering	...	...	H	F	D

Hx is Hoofdfase daarbij loopt x van 1 t/m 6)

Voor iedere letter geldt dat het een Deelproject betreft en in één nieuwe fase van het werk of project kan worden uitgevoerd. Het is aan de projectleider om bij een samenvoeging van de project- of faseonderdelen een naam voor de betreffende samenvoeging te kiezen.

GOTIK-methode, projectbeheersing bouwprojecten

Uitwerking GOTIK-methode

Naast directe projectmanagementmethodes zoals hierboven beschreven, zijn er ook methodes om grip te krijgen en te houden op aspecten van (of aandachtvelden binnen) projecten. Een veel (de meest) voorkomende methode om een project te beheersen is de GOTIK-methode. GOTIK is een afkorting van de termen:

Geld;
Organisatie;
Tijd;
Informatie;
Kwaliteit.

In sommige gevallen worden de letters op een andere manier gerangschikt. Dan komt er een ander woord uit: GOKIT (GO-KIT), GITKO en TOKIG zijn in die gevallen de meest voorkomende combinaties. De meest geëigende volgorde om de letters neer te zetten is: IOGTK (Informatie, Organisatie, Geld, Tijd en Kwaliteit). Dit omdat de letters in deze volgorde de verwerkingsvolgorde in een project het best benaderen. Omdat dit geen mooi woord oplevert, wordt deze volgorde alleen gebruikt in opsommingen en dergelijke.

Voordeel van de methode is de kernachtige manier waarmee de vijf aspecten gezamenlijk een gedegen basis leggen onder ieder project. Daarbij wordt ervan uitgegaan dat de vijf termen voor de volgende zaken van toepassing zijn:

I van Informatie: alle beschikbare informatie die voorafgaand aan het project in de ontwikkelingsfase, tijdens de uitvoeringsfase en achteraf in de nazorgfase aanwezig was, er van buiten af bij komt en binnen het project wordt geproduceerd.

O van Organisatie: het totaal van personen, bedrijven, partijen en andere entiteiten die activiteiten kunnen ondernemen binnen in, maar ook van buiten af voor het project. De organisatie wordt vaak in een organisatieschema duidelijk gemaakt. Binnen het organisatieschema is het van belang om voor elke entiteit aan te geven wat:

de taak is / de taken zijn;
de verantwoordelijkheden zijn;
de bevoegdheden zijn.

G van Geld: het totaal aan financiële middelen nodig om het project te financieren. Nadere verklaring: er is voor een project direct geld nodig, om het project te realiseren. Daarnaast is er geld nodig in het project zelf, voor het initiatief, de voorbereiding, de begeleiding van de uitvoering en de nazorg.

T van Tijd: het tijdsapact van het project op zich en alle aspecten van tijd rond om het project. Nadere verklaring: tijd betekent hier de tijd die het project zelf kost en alle tijd die nodig is om het project te initiëren, voor te bereiden, uit te voeren en de tijd die noodzakelijk is voor de nazorg.

K van Kwaliteit: het totaal aan kwaliteitskenmerken en kwaliteitswaarborgen, nodig om het project succesvol te laten verlopen en op te leveren. Nadere verklaring: voor het project geldt dat er een kwaliteitsvraag is ten aanzien van het eindresultaat, maar ook ten aanzien van de wijze waarop het project tot stand komt en waarin het een en ander met elkaar te maken heeft.

Nadeel van de methode is dat zij alleen maar handvatten geeft om de vijf aspecten onder controle te houden. Het is in principe mogelijk om binnen de "GOTIK"-methode een goed project af te leveren dat uiteindelijk niet voldoet aan de vraagstelling van de klant die belang heeft bij het (slagen van) het project. Daarom zijn er stemmen opgegaan om aan de "GOTIK"-methode tenminste één extra letter toe te voegen, namelijk de:

D van Doel: het omschreven eindresultaat dat moet worden bereikt binnen de gegeven tijd, geld en kwaliteit, op basis van de beschikbare informatie en met gebruikmaking van de beschikbare organisatie.

In het GOTIK-model ziet dat er als volgt uit:

DOEL
Informatie		Organisatie
Geld	Tijd		Kwaliteit

Volgens sommigen mist er nog een letter: de J van Juridisch. Dit wordt vooral opgepakt in een specifiek onderdeel van de fases (namelijk de Haalbaarheid), maar daarnaast is specifieke aandacht voor de juridische aspecten van het project zeker noodzakelijk. Op dit moment komen de juridische aspecten vooral naar voren in de en bij de K van kwaliteit.

Fasering van een GOTIK bouwproject

Een GOTIK project kent net als andere projecten een aantal specifieke stappen of fases. De meeste GOTIK projecten betreffen een bouwproject. De fases binnen zo een bouwproject zijn:

Hoofdfasen:

A. Ontwikkeling
B. Realisatie

C. Gebruiksfase

Subfasen:

A. Fases binnen de Ontwikkeling:

Initiatief
1. Vraagstelling
2. Concepten
Uitwerking initiatief
1. Haalbaarheid
2. PvE (Programma van eisen)
Ontwerp
1. Voorlopig of Voorontwerp
2. Definitief ontwerp
Aanbesteding

B. Fases binnen de Realisatie:

Uitvoering
1. Voorbereiding Uitvoering
2. Realisatie Project
Eindoplevering

C. Daarna treedt de fase van het feitelijk gebruik in:

Gebruik
Herontwikkeling > terug naar initiatief
Sloop > mogelijke vervangende nieuwbouw

Haalbaarheid

Bijzondere aandacht verdient de fase van de Haalbaarheid. De fase van de haalbaarheid bij de uitwerking van het initiatief bestaat uit de volgende vijf onderdelen:

Wenselijkheid (is er vraag naar);
Sociaal (weerstand);
Financieel (financierbaarheid en exploiteerbaarheid);
Bestemming en vergunning (WABO kansen en bedreigingen),
Uitwerkbaarheid tijdens de bouw (ruimte, grootte, hoogte, diepte, bereikbaarheid, parkeren en precario, overlast, etc.).

De uitwerking van de haalbaarheid is verschillend voor de verschillende sectoren in Nederland (Onderwijs, Zorg, Sociale woningbouw, Overheid en de Profitsector).

Basis en Kantelpunt

Basis van het project zijn de aspecten Geld, Tijd en Kwaliteit. Deze aspecten worden gaande het project steeds zuiverder omschreven en gedetailleerder opgebouwd. Vooral het aspect "geld" volgt hierin een duidelijk ontwikkelingslijn:

Het kantelpunt in de GOTIK methode is het punt waarop de ontwikkeling overgaat naar de feitelijke realisatie. De ontwikkelingsfasen zijn er voor dat alle aspecten van het ontwerp worden uitgewerkt. Op het moment dat de aanbesteding plaatsvindt worden alle basisaspecten in het ontwerp voor de ontwikkeling "bevroren". De aspecten hebben allen een definitieve inhoud gekregen. Het is aan de aannemers (of de realiserende partijen) om in de volgende hoofdfase (de realisatiefase) aan de gestelde eisen voor alle aspecten te voldoen. Of dat zo is, blijkt uit de aanbesteding (vooral voor wat betreft de prijs) en uit de oplevering (daar wordt vooral de kwaliteit gemeten). Gedurende het project houdt de projectleider de planning (aspect tijd) bij.

uitwerking GOTIK-methode top-aspect Doel

Het Doel van een (GOTIK-D) Project is dat wat de initiatiefnemer/opdrachtgever wenst te bereiken met het project. Vaak is dat vastgoed: een (nieuw of gerenoveerd) gebouw met terrein(en) en installaties. De realisatie dient daarnaast te geschieden op een wijze die past bij alle andere eisen die de initiatiefnemer/opdrachtgever wenst te (of moet) hanteren. Dit wordt het afgeleide doel genoemd. Het afgeleide doel is het beheersen van de (andere / alle) aspecten binnen het GOTIK-project.

uitwerking GOTIK-methode aspecten Informatie en Organisatie

Informatie

Informatie komt uit bronnen. De meeste informatie is noodzakelijk om vanuit de ene fase over te stappen naar de andere fase met de mogelijkheid om te controleren of de overgang naar die volgende fase ook werkelijk kan en mag. Dit is het zogenaamde Go-Nogo principe. Informatie binnen GOTIK bestaat uit drie verschillende informatieonderdelen:

Voorafgaande informatie;
Ontwikkelde informatie tot aan de realisatie;
Realisatie-informatie.

De belangrijkste Go-Nogo documenten worden elders genoemd per (hoofd-) fase.

Voorafgaande informatie

Voorafgaande informatie is alle informatie die beschikbaar is op het moment dat er een initiatief wordt genomen of informatie die uitsluitend in de initiatieffase wordt opgebouwd. Deze gegevens kunnen zijn:

ouderdom van het pand;
meerjarenplanningen;
klachtenadministraties;
informatie over de locatie, de grond, de stedenbouwkundige structuur en randvoorwaarden/voorwaarden, kadaster;
informatie over veranderde wet- en regelgeving;
informatie over ontwikkelingen van de markt, klanten (klantengroepen);
informatie over nieuwe ontwikkelingen van producten in de markt die wellicht interessant kunnen zijn bij het ontwikkelen van concepten;
informatie over de concurrentie;
etc.

Het betreft altijd informatie die "duwt" in de richting van een probleemoplossing. Het is lastig om de juiste vraagstelling uit de informatie te distilleren. Een adviseur kan daarin een goede, vooral begeleidende rol spelen.
Met al deze informatie wordt in de initiatieffase gewerkt aan een nieuw (of meerdere nieuwe) concept(en), te starten met een vraagstellingsonderzoek.
De uitkomst uit het vraagstellingsonderzoek is een heldere vraagstelling.
Vanuit de vraagstelling kan gewerkt worden aan de concepten. In het concept (of in ieder concept) zit geen andere en geen nieuwe informatie dan de reeds bestaande informatie en een Idee.
Vanuit het Idee werkt het haalbaarheidsteam verder aan de haalbaarheid van het concept.
Vanuit het Idee en de geconstateerde haalbaarheid werkt het PvE-team verder aan een PvE (Programma van Eisen).
Vanuit het PvE werkt het ontwerpteam verder in de ontwikkelingsfase aan een ontwerp.

Vanuit het ontwerp wordt verder gewerkt richting aanbesteding.
Na de aanbesteding wordt het ontwerp uitgewerkt door het bouwteam.

H	Fases (-onderdeel)	Team of werkgroep dat daar aan werkt	Resultaat (resultaten)
H1	initiatief	opdrachtgever / eigenaar / beheerorganisatie	probleemomschrijving
	vraagstelling	als initiatief of alvast de programmamanager	heldere vraagstelling
	concept(en)	programmamanager / programmateam	ideeën en concepten
H2	uitwerking	opdrachtgever / eigenaar / beheerorganisatie	uitwerking
	haalbaarheid	haalbaarheidsteam	uitslag van de haalbaarheid per onderdeel
	PvE	PvE-team	Programma van Eisen
H3	ontwerp	ontwerpteam	voorlopig en definitief ontwerp
H4	aanbesteding	adviseurs	juridisch heldere aanbestedingsstukken
H5	voorbereiding uitvoering	werkvoorbereiding van de aannemer(s)	werkdocumenten en uitvoeringsstukken
H6	uitvoering	bouwteam	het te realiseren bouwproject

In het geval van een klein project kunnen de verschillende deelfases zoals hier boven beschreven worden samengevoegd om tot meer efficiëntie en effectiviteit te komen. Echter, het is lastig om achteraf te controleren op welke wijze vanuit de vraagstelling naar een ontwerp is gewerkt, als niet iedere stap ook goed gedocumenteerd en gearchiveerd is.

Ontwikkelde informatie tot aan de realisatie

Initiatief

Vanuit het initiatief waarin vrij en ongedwongen kan worden gebrainstormd, worden concepten bedacht. Deze concepten bestaan uit mogelijkheden om een gebouw op een bepaalde manier voor een bepaalde doelgroep te gebruiken. Bijvoorbeeld: een bestaande lagere school gebruiken als een combinatiegebouw voor lager onderwijs en kinderopvang. Een concept bevat gegevens over de gebruiker, de wijze waarop deze het gebouw gebruikt, de financieringsvormen en de overige noodzakelijke randvoorwaarden. Een goed concept bestaat vaak al. Het is vaak een kwestie van goed om je heen kijken.

Als het team, dat samenwerkt om de vraagstelling helder te krijgen en concepten op te stellen voldoende creativiteit heeft (of er over kan beschikken) kunnen er al wat Modellen (ruwe schetsen) worden opgesteld en van mogelijke Scenario's worden voorzien.

Haalbaarheid

Vanuit het (gekozen) concept (eventueel met Modellen en Scenario's) wordt het eerst gewerkt aan de Haalbaarheid in een haalbaarheidsonderzoek. Het haalbaarheidsonderzoek betekent zoveel als onderzoeken of het ook echt kan wat we willen. De haalbaarheid bestaat uit heel harde en heel zachte randvoorwaarden waaraan het project zal moeten voldoen. Wij spreken in het geval van de haalbaarheid over de grenzen waarbinnen het project gerealiseerd moet worden. De haalbaarheid bestaat uit vijf te onderscheiden onderdelen:

Wenselijkheid en maatschappelijk of economische rendement (is er vraag naar en wat levert het op; bijvoorbeeld: een heel groot kantoorpand transformeren in een zorgcentrum in het centrum van Utrecht waar nog zo veel kantoren leeg staan);
Sociale wenselijkheid of weerstand tegen het concept (bijvoorbeeld: een kliniek voor verslaafden in een woonwijk);
Financieel (financierbaarheid en exploiteerbaarheid) (bijvoorbeeld: is er voldoende subsidie beschikbaar om een kinderdagverblijf te exploiteren en kan de bank dus voldoende hypotheek verstrekken om te bouwen);
Bestemming (WABO kansen en bedreigingen, bijvoorbeeld: het bestemmingsplan, de parkeerplaatsen, brandveiligheid en wat al niet meer),
Uitwerkbaarheid tijdens de bouw (bijvoorbeeld: is er voldoende ruimte, grootte, hoogte, diepte, bereikbaarheid, parkeren-tijdens-de-bouw en hoe zit het met precario (het recht om de openbare weg als werkterrein te gebruiken), hoe om te gaan met overlast, etc.).

PvE

Na de Haalbaarheid (en het blijkt ook haalbaar) wordt het concept verder uitgewerkt in het Programma van Eisen (PvE). Dit PvE bevat de gehele vraagstelling en alle noodzakelijke randvoorwaarden waaraan het eindresultaat moet voldoen en waarbinnen het project moet worden gerealiseerd. Het PvE is de laatste mogelijkheid voor de initiatiefnemers en de opdrachtgever om invloed uit te oefenen op het eindresultaat en de weg om er te komen. Het PvE is gedurende het gehele traject het toetsingsinstrument om het eindresultaat tussentijds en bij de oplevering te toetsen. Het PvE dient dan ook alles te bevatten. In de regel en vanuit de historie wordt het PvE samengesteld vanuit de D-, en de GTK-aspecten. Er wordt (mede door overheidsingrijpen of -verlangen en door professionele non-profitorganisaties) steeds vaker een PvE verlangt dat ook de I en de O goed omschrijft.

Ontwerp

In de Ontwikkelingsfase bij het ontwerpen wordt wezenlijk nieuwe informatie gecreëerd: het ontwerp.
Vanuit het concept en het Idee en binnen de randvoorwaarden zoals die door het haalbaarheidsonderzoek zijn vastgesteld, worden door het ontwerpteam verschillende Modellen met bijbehorende Scenario's opgesteld. Een Model is een mogelijke uitkomst uit een ontwerptraject. Een Scenario is een manier om tot het eindresultaat te komen.

Binnen het ontwerptraject wordt de volgende fasering gehanteerd:

Voorlopig ontwerp (VO);
Definitief ontwerp (DO).

In de fase van het voorlopig ontwerp wordt door het ontwerpteam cyclisch gewerkt aan een oplossing voor de vraagstelling, op basis van Concept en Idee voorzien van randvoorwaarden, verwerkt in het PvE. Het PvE is hierin leidend. Bij het PvE behoren alle documenten die tot het tot stand komen van het PvE hebben geleid. Dit om het ontwerpteam de maximale input te geven nodig om het beste eindproduct te ontwerpen. Het ontwerpteam ontwerpt zelf Modellen of werkt verder aan de Modellen die in een eerder stadium zijn geproduceerd. Naast ieder Model hoort ook een Scenario ontwikkeld te worden. Een Scenario geeft aan hoe het Model tot stand komt. In de renovatie is dit van wezenlijk belang, mede ook omdat een bestand gebouw al in gebruik is en gebruikers behoefte hebben aan duidelijke informatie en communicatie over HOE het project zal verlopen. Het cyclisch werken bestaat er uit dat het team voortdurend toetst (met de projectleider en/of de opdrachtgever) of het ontwerp voldoende voldoet aan het PvE.

Tijdens de ontwikkeling van het voorlopig ontwerp bieden de vele Modellen de opdrachtgever (of hij/zij die hem/haar vertegenwoordigt) de mogelijkheid om gefundeerd keuzes te maken. Elke vraag kan op verschillende manieren beantwoord worden. Door gebruik te maken van het PvE en alle voorliggende Go-Nogo documenten komt bij de opdrachtgever de (voor hem of zijn cliënten) beste oplossing naar voren. Het is in belang van de opdrachtgever om hierbij met meerdere adviseurs te werken om een scheiding te maken tussen de belangen (en de creativiteit) van het ontwerpteam, de belangen van de opdrachtgever en de randvoorwaarden (die vaak van de overheid komen) waarbinnen het project gerealiseerd dient te worden.

Het laatste stadium van het ontwerptraject is het opleveren van het Definitief Ontwerp (DO). Naast het feitelijk DO document betekent dit vaak ook dat het ontwerpteam ontslagen kan worden van haar taak. Het is dus van zeer groot belang om niet te vroeg een DO vast te stellen. Een eenmaal vastgesteld DO kan alleen met een NIEUWE opdracht weer worden "opengebroken". Dit zijn contractuele afspraken om het werk van de ontwerpers (vaak een architect(-enbureau)) in te kaderen.

Voorbeelden van ontwerpvragen

Voorbeeld 1.
Er is een onderwijsgebouw beschikbaar. Het is een lagere school. Het aantal leerlingen neemt af. De vraag naar kinderopvang neemt toe. De ontwerpvraag is: ontwikkel vanuit het bestaande gebouw door renovatie en gedeeltelijke "vernieuwbouw" een gebouw geschikt als lagere school met minder klassen en met een kinderdagverblijf. Een mogelijk Model (is de uitkomst uit het ontwerptraject) is dat letterlijk één klaslokaal wordt omgebouwd tot kinderdagverblijf. Een scenario daarbij is dat dit gebeurt terwijl de school in de zomervakantie is gesloten.
Een ander model is dat de bestaande lerarenkamer en de vergaderkamer wordt omgebouwd tot kinderdagverblijf en dat er een nieuwe lerarenkamer annex vergaderruimte wordt gecreëerd in een leegstaand klaslokaal. Het bijbehorende scenario is dat de bouw plaats vindt in de herfstvakantie met uitloop daarna tot de eerste week van december.

Voorbeeld 2.
Er is een kantoorgebouw beschikbaar. Het is een dubbele kantoortoren. De (lokale) vraag naar kantoorwerkplekken neemt af. De vraag naar zorgwoningen neemt toe. De ontwerpvraag is: ontwikkel vanuit het bestaande gebouw door renovatie en gedeeltelijke "vernieuwbouw" een gebouw dat geschikt is als zorgcentrum voor ouderen met zowel psychische (dementerenden) als fysieke klachten (somatisch zieken). Een mogelijk Model (is de uitkomst uit het ontwerptraject) is dat de gehele toren wordt omgebouwd tot zorgcentrum. Een scenario daarbij is dat dit in één keer gebeurt terwijl de torens in zijn geheel zijn gesloten.
Een ander model is dat de bestaande toren links en de begane grond wordt omgebouwd tot zorgcentrum met woning voor dementerenden en dat er in de andere toren een centrum komt voor verpleging met verschillende ligtijden en ouderenrevalidatie. Het bijbehorende scenario is dat de bouw plaatsvindt in drie fases: fase 1 is de aanpassing van de begane grond, fase 2 is de ontwikkeling van de woontoren voor dementerenden en fase 3 is de verpleegtoren met de revalidatiekliniek.

Realisatie-informatie

Realisatie-informatie is alle informatie die gedurende de realisatie wordt gecreëerd om het werk uit te voeren (door de aannemer(s)) zodat optimaal (of in zijn geheel of volledig) wordt tegemoet gekomen aan het PvE en de uitgangspunten. De Realisatie-informatie bestaat uit informatie die beschikbaar komt:

in de voorbereiding van het werk door de aannemer(s);
in het werk.

Werkvoorbereiding

De informatie die beschikbaar komt in de voorbereiding is een gedegen en zeer gedetailleerde uitwerking van de documenten die tot de aanbesteding hebben geleid. Deze informatie is vooral bedoeld voor de uitvoerende partijen en personen. Na het werk kan deze informatie beschikbaar komen voor de beherende partijen. De informatie wordt vaak samengesteld door de afdeling Werkvoorbereiding van de aannemer(s).

Werk in uitvoering

De informatie die beschikbaar komt in het werk bestaat uit:

officiële informatie (met rechtskracht);
informele informatie (dus zonder rechtskracht).

Het verdient aanbeveling om vooral de officiële stukken die tijdens het werk tot stand komen zeer betrouwbaar te laten ontstaan, te beheren en te verwerken. In het kader van het recht (bijvoorbeeld de ARW en de UAV en het burgerlijk wetboek) is er een (limitatieve) lijst van documenten in volgorde van rechtskracht, waar de bouwsector zich aan houdt (hoe lager de rangorde, hoe hoger de juridische status). Op één staat het juridisch meest belangrijke stuk. De juridische volgorde betekent dat bij tegenspraak een hogere status voor gaat. Bij gelijke stukken geldt het stuk met de meest recente datum.

Rangorde	Document
1	Verslag van de bouwvergadering
2	(Aanvullingen in) het Contract tussen Opdrachtgever en Aannemer
3	Aanvulling op Bestek en Tekeningen in de Proces-verbaal van aanbesteding
3	Aanvulling op Bestek en Tekeningen in de Nota van aanwijzing
4	Aanvulling op Bestek en Tekeningen in Nota van wijzigen en aanvulling
5	Bestek en Tekeningen
6	Het bouwbesluit
7	AMVB's der gemeente
8	Provinciale voorschriften
9	Ministeriële verordeningen
10	de Europese wet
11	de Nederlandse wet
12	Aanvullende Europese regels

Organisatie

Organisatie van een GOTIK-project betekent: het samenwerken en het samenstellen of de samenstelling van alle personen, organisaties en entiteiten die gezamenlijk een belang hebben in of de verantwoordelijkheid hebben voor of bevoegdheden hebben ten aanzien van en daarom taken hebben in of binnen of rondom het GOTIK-project. Zie ook de Go-Nogo tabel. De organisatie bestaat in de breedte uit partijen die (vanaf het begin) voortdurend een bijdrage leveren tot partijen die een eenmalige en/of specifiek één bijdrage moeten, mogen of willen leveren.

Organisatiemodel GOTIK-project

Go-Nogo Documenten

De volgende lijst van Go-Nogo documenten spelen een cruciale rol, een belangrijke rol of een bijrol in de GOTIK-project met daarbij de partij die als belangrijkste beslist over de status van het document.

GOTIK-Methode

Cruciaal

Belangrijk

Bijrol

Partij

A. Ontwikkelingsfase

naar Initiatief

..

IOK

Opdrachtgever en zijn adviseur

naar Vraagstelling

Vastgestelde probleemstelling uit initiatieffase

IOK

..

Adviseur van de opdrachtgever en projectleider

naar Conceptontwikkeling

Heldere vraagstelling

dossier initiatief met beschikbare alle informatie

uitslagen uit de CABU-onderzoeken

Adviseurs (programmamanager) en adviseur/vertegenwoordiger van de opdrachtgever en projectleider.

naar Haalbaarheid

Detailuitwerking haalbaarheid

Nummer	GOTIK Haalbaarheid	Cruciaal	Belangrijk	Bijrol	Partij
1	Maatschappelijk	Convenant (IOK en SOK) met maatschappelijke partijen, de gemeente, andere overheidsinstanties.	....	....	Programmamanager
2	Sociaal	Convenant met de wijk, buurt, betrokken belanghebbenden.	....	....	Programmamanager
3	Financieel	Exploitatieoverzicht met gegevens die aantonen dat het voor lange termijn een renderend systeem is.	financieel overzicht waaruit blijkt dat er genoeg middelen zijn of aangetrokken kunnen worden (banken en andere geldschieters) om over te gaan tot bouw.	....	Programmamanager en administrateur / controller
4	Vergunningen	WABO vergunningen.	....	....	Programmamanager en Jurist en Gemeente
5	Bouwterrein	Voorwaarden in de WABO (bouw-) vergunning.	Toezeggingen van de mogelijke aannemers en dergelijke.	....	Programmamanager en Jurist en adviseur(s) van de aannemer(s)
allen	Samenvatting alle 5.	WABO vergunningen, Sluitende Exploitatiebegroting, Convenant met buurt of wijk, IOK en SOK	....	....	Programmamanager en Jurist van de opdrachtgever plus opdrachtgever

naar PvE

Principe uitslag uit de WABO (bouw-) vergunningen

Door opdrachtgever (tenminste één maar liever meer) goedgekeurd concept / idee.

..

PvE-Team, programmamanager

naar Voorlopig of Voorontwerp

Het door de opdrachtgever goedgekeurde PvE en de SOK

HOK

..

Programmamanager en opdrachtgever

naar Definitief Ontwerp

Het laatste (finale) voorlopig ontwerp dat door de opdrachtgever of zijn vertegenwoordiger is goedgekeurd.

HOK

..

Projectleider

naar Aanbesteding

VO dat voldoet aan alle vereisten PLUS alle WABO vergunningen en de HOK of huurcontract

..

Projectleider

B. Uitvoeringsfase

naar Voorbereiding

(Contract op basis van de) Inschrijving door de Aannemer(s) bij de Aanbesteding

De Aannemingsovereenkomst

Aannemingsovereenkomsten met de onderaannemers

Projectleider

naar Uitvoering

Gereedkomen van alle voorbereidingsdocumenten (kan eventueel lopende het bouwtraject, als de documenten maar op tijd zijn). Dit is een traditionele valkuil!

Verslag eerste bouwvergadering

..

Projectleider

naar Oplevering

Sluitende vooropname en Huurcontract

Verslag van de vorige (voorlaatste) bouwvergadering

..

Projectleider

C. Gebruiksfase

naar Normaal Gebruik

Oplevering met gebrekenlijst en Huurcontract

gebrekenplanning

MOP

Projectleider en beheerder

naar Initiatief

MOP en Inspecties en klachtenadministratie etc..

..

Beheerder en eigenaar

naar Sloop

..

Beheerder en eigenaar

Uitwerking GOTIK-methode basisaspecten Geld, Tijd en Kwaliteit

Onderstaand wordt de GOTIK-methode uitgewerkt in de aandachtsvelden Geld, Tijd en Kwaliteit.

Geld volgens GOTIK

Het geld volgens de GOTIK Methode: de ontwikkeling van inzicht in de financiën van een project.

De benodigde financiën dienen in twee delen gedeeld te worden:

directe projectkosten: kosten voor de realisatie in materialen, uren en overige directe kosten.
indirecte projectkosten: kosten voor de begeleiding, controle en verantwoording.

De ontwikkeling van de financiële middelen per hoofdfase:

A. Ontwikkelingsfasen.

In de initiatieffase is sprake van een globaal budget of van een budgetvrije onderzoeksperiode. De initiatiefnemer heeft een globaal budget beschikbaar of heeft een beeld bij de rendementen (positief resultaat tussen kosten en opbrengsten in de exploitatie) die het project vanaf de oplevering zal genereren. Of de initiatiefnemer zoekt nog naar mogelijkheden om de financiering "rond te krijgen". Dat houdt in zowel de investeringskosten als de exploitatiemogelijkheden. Wanneer er een redelijk beeld bestaat van een mogelijke of goede haalbaarheid (vooral financieel) stapt het projectteam over naar de volgende fase.
In de fase van de uitwerking van het initiatief wordt in de haalbaarheidsfase het budget voor het eerst, als één totaal vastgesteld. Daarmee wordt voor het eerst concreet vastgesteld dat het realiseren van het project past binnen de financiële grenzen die de opdrachtgever wenst te stellen. In dezelfde fase van de uitwerking in het programma van eisen (PvE) wordt het geld (de noodzakelijke budgethoogte) vastgesteld als één van de ontwerpuitgangspunten. Op dit moment kan het budget al in twee van elkaar verschillende delen worden opgedeeld. Er is dan één deel beschikbaar voor de feitelijke realisatie. Het tweede deel is dan beschikbaar voor alle overige werkzaamheden die gemoeid zijn met de ontwikkeling en de realisatie. In feite wordt dan al duidelijk wat het project zelf kost (de feitelijke "bouwkosten") en wat daarnaast de kosten zijn voor de ontwikkeling en de ondersteuning of begeleiding van de realisatie de "indirecte kosten".
In de fase van het ontwerp (die bestaat uit de onderdelen Voorlopig Ontwerp (VO) en Definitief Ontwerp DO)) wordt door het ontwerpteam een ontwerp gemaakt dat past binnen de gestelde randvoorwaarden. Daarmee wordt het budget dat beschikbaar is voor de realisatie toegewezen aan de projectonderdelen waar het object uit zal gaan bestaan. Tevens benut het ontwerpteam een deel van het budget voor de ontwikkeling van het project.
In de fase aanbesteding wordt het budget getoetst met de markt. Indien er een partij is die de realiteit op zich wil nemen van het project, zoals het er in de definitieve vorm uitziet tegen de vastgestelde prijs waarvoor het maximaal gemaakt mag worden, is er een overeenstemming. Deze partij gaat het project realiseren. Het gehele project komt dan in de realisatiefase. Indien er geen "match" is tussen aanbieders en de van te voren gestelde maximale prijs, moet het project terug naar de ontwikkelingsfase. De kans bestaat ook dat het project in zijn geheel wordt afgeblazen. De aannemer heeft hier alleen nog maar een (goede) prijs afgegeven. De verdere uitwerking naar Tijd en Kwaliteit dient nog te geschieden. In voorkomende gevallen wil een opdrachtgever ook al in de aanbieding van de prijs zien hoe de aannemer tegemoet komt aan de andere gestelde eisten. Dat maakt de keuze voor de juiste inschrijver (aannemer(s)) gemakkelijker. Vooral in de gevallen van de zogenaamde Europese Aanbesteding wordt naast de prijs ook andere specifieke informatie gevraagd die de opdrachtgever kan en mag meenemen in de beoordeling van de aanbiedingen en het keuze proces om de juiste partij te selecteren. Aan de meest geschikte aannemer wordt het werk gegund.

B. Realisatiefasen.

In de Uitvoeringsfase, bij de voorbereiding, wordt door de aannemer het project verder uitgewerkt zodat aan de (aan ALLE) overige gestelde projectvoorwaarden wordt voldaan. Dit wordt aangetoond in de bouwvergaderingen die vanaf het gunnen van het werk worden gehouden. In deze zelfde fase wordt bij realisatie het beschikbare budget uitgenut en wordt het project gerealiseerd. Daarin krijgt de aannemer betaald voor zijn inspanning. Daarnaast wordt het project ook nog begeleid. Daarvoor wordt het tweede deel van het budget zoals dat in het begin is vastgesteld uitgenut. De aannemer ziet toe op de juiste uitnutting van de eigen budgetten. De projectleiding of het projectmanagement ziet toe op de juiste uitnutting van de budgetten van de opdrachtgever. Daarmee let het projectmanagement niet alleen op de directe bouwkosten, maar ook op de kosten van begeleiding en zo.
1. Begroting. De Begroting is het financieel overzicht van alle kosten die de aannemer maakt en die hij vergoed krijgt. De Begroting is een basisdocument dat behoort bij de inschrijving. Het is nu al lang niet meer zo dat bij de inschrijving alleen een totaalbedrag volstaat. De aanbestedende partij wil een goed inzicht in de prijsopbouw en verlangt dan ook een zogenaamde "open begroting". In deze open begroting is voor iedere werkzaamheid, voor alle materialen, elementen en detailleringen per EENHEID een prijs opgenomen. Daarbij worden de verwachte aantallen vermeld en de totaalprijs voor het betreffende onderdeel. De open begroting wordt ook gebruikt om af te rekenen voor de geleverde aantallen (zie meer- en minderwerk).
2. Meer- en Minderwerk. Tijdens de Realisatie is er sprake van het uitvoeren van het werk conform de aanbesteding, de inschrijving en de aannemingsovereenkomst. Daarbij kunnen in het project afwijkingen ontstaan. Dan is er sprake van het zogenaamde Meer- en Minderwerk. Het Meerwerk bestaat uit een aantal verschillende soorten:
  1. Meerwerk dat in een ander, hoger aantal voorkomt dan in de aanbesteding is opgenomen. Dat levert extra werk op, waarvoor bekend is (gezien de inschrijving en de begroting) wat het kost.
  2. Meerwerk dat van te voren bekend is maar waar geen prijs voor is afgegeven.
  3. Meerwerk dat van te voren niet bekend heeft kunnen zijn en waarvoor dus ook nog geen prijs beschikbaar is.
3. Minderwerk betekent zoveel als minder werk doen/uitvoeren dan in de aanbesteding en de inschrijving is vastgelegd dat gedaan zou moeten worden. Het gevolg is dat het minderwerk niet betaald zal gaan worden. Echter, de aannemer heeft er wel op gerekend. Gevolg is dat de aannemer daar vaak wel voor gecompenseerd wordt. Dat geldt zowel voor onderdelen die minder in aantal als onderdelen die helemaal niet meer worden uitgevoerd. De compensatie is vaak een percentage dat in de inschrijving al bekend is (vaak de AK-WR (percentage "Algemene Kosten" en "Winst en Risico") of de overhead genoemd).
4. Werken met Pakketten. Om de vervelende discussies over meer- en minderwerk in het onderhoud te voorkomen wordt al geruime tijd gebruik gemaakt van het systeem van "verrekenen van pakketten". Dat houdt in dat van te voren is afgesproken dat er geen sprake is van meer- en minderwerk in de traditionele zin, maar dat het werk wordt afgerekend op de uitgevoerde aantallen. Om dat helder te maken worden "pakketten" samengesteld met werkzaamheden die een duidelijk resultaat laten zien. Bijvoorbeeld: Vervangen Voordeur; Vervangen CV-ketel; Schilderen Binnendeur; Herstellen bestrating met tegel 30*30; etc.
5. De eenheid is dan van groot belang.
6. Voor ieder pakket wordt één vaste prijs afgesproken. het pakket wordt dan net zo vaak afgerekend met de aannemer als dat het is uitgevoerd, zonder verdere verrekening. In de aanbesteding en de inschrijving wordt dan een fictief aantal opgenomen. Vaak benadert dat aantal redelijk de werkelijkheid. In voorkomende gevallen kan het tegenvallen of meevallen, maar dat is nooit de reden voor de aannemer om werk of financiële compensatie te claimen.
In de fase van de oplevering wordt een financieel overzicht samengesteld ter verantwoording van het projectmanagement tussen alle partijen. De verantwoording betreft de directe bouwkosten, de indirecte kosten en de extra kosten die veroorzaakt zijn in het werk door voorkomende situaties. Het betreft dan meer- en minderwerk of onvoorzien en extra werk. Door het projectmanagement is van te voren een inschatting gemaakt hoe hoog deze kosten kunnen zijn, bijvoorbeeld door een percentage van het budget af te spreken dat specifiek daaraan mag worden uitgegeven. Het behoort tot het expertisegebied van een goede projectmanager om deze kosten beperkt te houden en goed inzichtelijk te maken en te verantwoorden, zodat de opdrachtgever hiermee akkoord kan gaan.

C. Gebruik

In de fase van de nazorg (tijdens het feitelijk gebruik) worden omissies in het project ondervangen en opgelost of weggewerkt. Hiervoor is een periode van een half of één of soms zelfs twee jaar beschikbaar. Deze periode heet de onderhoudstermijn. Hiervoor is vaak ook nog een kleine budgetruimte beschikbaar (standaard 5% van de bouwsom).

Planning volgens GOTIK

De planning volgens de GOTIK Methode: de ontwikkeling van inzicht in de planning van een project.
Planning is de of een verzameling van alle tijdsaspecten. Het gehele project heeft een bepaalde tijd nodig om tot een voltooiing te komen. Daarnaast zijn er specifieke projectonderdelen of trajecten die een bepaalde hoeveelheid tijd vragen. Per fase worden de tijdsaspecten nauwkeuriger uitgewerkt. Afgaande op de feitelijkheden van de afgelopen decennia kan met groot gemak gesteld worden dat het halen van de planning voor vooral de overheidsopdrachten niet voorkomt. De planning wordt systematisch en met zeer grote afwijking overschreden. Daarmee is de uitdrukking:

plannen is het zo betrouwbaar mogelijk vastleggen van hoogst onbetrouwbare zaken...

precies wat het zegt. Plannen is een gave.

Inschatten en vastleggen

De benodigde tijd wordt aan het begin globaal vastgesteld. Gaande het project worden steeds meer tijdsaspecten nauwkeurig vastgesteld. Per hoofdfase is er vaak sprake van een afgebakend begin en eindpunt. Per subfase is er sprake van een globale tijdsvraag. Het is aan het projectteam om de tijdsvragen in te passen tussen begin- en eindpunt.

Het vaststellen van de planning is in eerste instantie een vraagstelling van de opdrachtgever. Echter deze heeft in verband met de huidige wet- en regelgeving rekening te houden met wettelijke termijnen die de overheid hanteert om zelf haar taken te verrichten. Daartussen zitten de overige partijen die elk te maken hebben met enerzijds de vraag van de opdrachtgever waar zij uiteraard aan willen voldoen, maar anderzijds de (on)mogelijkheid van de eigen organisatie en het eigen werk(proces) om er aan te voldoen.

Belangrijkste planningsvraagstukken:

Eerst mogelijke moment waarop het project kan beginnen. De opdrachtgever heeft dit in de hand.
Eerst mogelijke moment waarop de UITVOERING van het project kan beginnen. Dit is vooral een kwestie van procedures. Hierin heeft de overheid een heel grote stem (WABO - vergunningenstelsel dat momenteel in Nederland wordt gehanteerd). Alleen al de simpele vraag of een schoolgebouw ook een commerciële functie kan onderbrengen stuit al vrij snel in de WABO op problemen in de bestemmingsplannen. Hier zitten langlopende procedures achter.
Eerst mogelijke moment van oplevering rekening houdend met de start van het project. Dit is een vraag die de opdrachtgever neerlegt, en die door partijen gezamenlijk moet worden beantwoord.

Tussen één en twee liggen alle trajecten van de voorbereiding. Tussen twee en drie liggen alle trajecten van de realisatie.

Planning van de ontwikkeling van een GOTIK-project. De vakjes in de planning stellen in dit voorbeeld weken voor.

Kwaliteit volgens GOTIK

Kwaliteit volgens de GOTIK Methode: de ontwikkeling van inzicht in de kwaliteit van een project. Kwaliteit is een vraagstuk dat in de afgelopen decennia steeds meer concrete vorm heeft gekregen. Vanuit de redelijk ongestructureerde wereld van het bouwen in Nederland van het midden van de vorige eeuw heeft de kwaliteitsvraag zich sterk ontwikkeld. In eerste instantie uitsluitend op het eindproduct. Momenteel ontwikkelt de kwaliteitsvraag zich ook op de gebieden "proces" en "secundaire output".

Kwaliteitsvraag van het eindproduct

Gebouw

Bij het onderhouden van de gebouwen in Nederland wordt het steeds belangrijker om een duurzaam en maatschappelijk verantwoord product af te leveren. In het recente verleden zijn heel goede voorbeelden gerealiseerd. Het Nederlandse landschap mag volgens de huidige politiek niet verder lijden onder de expansiedrift van de ontwikkelaars. Daarnaast willen wij in Nederland ook nog lang tegen mooi vastgoed aankijken (volgens de rijksbouwmeester/RGD). De basiskwaliteit van veel gebouwen is het uitgangspunt om de kwaliteitsvraag ten aanzien van het eindresultaat goed te kunnen stellen. Met andere woorden: uitgaande van goede gebouwen willen we ook weer nieuwe goede gebouwen ontwikkelen. Daarbij kijkt de opdrachtgever naar de functie, de maatschappelijke relevantie van de functie, de sociale wenselijkheid en de financierbaarheid. Hierbij speelt conceptdenken een heel grote rol. Het vak van de Conceptdenker is dan ook sterk in ontwikkeling (Ander functiebenamingen: conceptontwikkelaar, conceptmanager, programmamanager, programmaontwikkelaar, integraal ontwikkelaar, vastgoedontwikkelaar etc.). Sterke concepten bewijzen dat goede gebouwen die in eerste instantie NIET van toepassing leken uiteindelijk zeer goed geschikt zijn voor de functies die men er in wilde plannen.
Voorbeelden van goed hergebruik: Schiecentrale in Rotterdam, Watertoren in Zutphen, Witte Dame en Strijp-S in Eindhoven, Pakhuizen aan de grachten in Amsterdam, etc.

Materiaal, Element en Detaillering

Goede gebouwen bestaan in hun basis uit goede materialen (en elementen en detailleringen) die op een goede wijze zijn toegepast. Een gebouw slijt heel langzaam en het proces is goed te volgen. De kwaliteitsvraag van te gebruiken materialen, elementen en detailleringen verplaatst zich langzaam in de richting van Duurzaam, Energiezuinig en Van-wieg-tot-wieg (cradle to cradle). Materialen voldoen op dit moment (mede door de vele NEN- en DIN-normen) dan ook in de basis aan de gestelde kwaliteitsvraag. De toepassingstechnieken veranderen daarmee ook.

Veel van de gestelde kwaliteitsvragen komen uiteindelijk terecht in een aanbestedingsstuk of in meerdere verschillende samenhangende aanbestedingsstukken. Deze stukken bestonden vroeger uit een kort hoofdstuk met algemene voorwaarden en veel lange en uitgedetailleerde hoofdstukken met materiaaleisen. Deze vorm van aanbesteding leidt tot een inspanningsverplichting. Het is een beschrijving van WAT HOE WAAR en WANNEER moet worden toegepast. De huidige ontwikkelingen gaan steeds meer richting prestatie-eisen. De vraag is niet meer WAT. De vraag is nu wat het moet doen als het klaar is. De vraag gaat nu meer naar de FUNCTIE en wat het materiaal het element en de detaillering voor de functie die het gebouw vervult zal gaan doen.

Verwarmen is dan niet meer een vraag naar een CV-ketel of een systeem maar een vraag naar het beheersen van het comfort.
Ventileren is dan niet meer de vraag naar verplaatste lucht, maar de vraag naar het beheersen van de kwaliteit van de (samenstelling van de) lucht.
Vragen naar een mooi uiterlijk is dan niet mee vragen om een RAL-kleur maar vragen naar het beheersen van de uitstraling, passend bij het imago.
etc.

Dit leidt er toe dat steeds meer gespecialiseerde partijen moeten (mogen) samenwerken om te komen tot een gedegen invulling van de aanbestedingsvraag.

Kwaliteit van het Proces

Primaire output

Goede gebouwen ontstaan allang niet meer door iedereen maar zijn gang te laten gaan. Het project speelt zich af in een proces. Dat proces heeft ook de nodig kwaliteitseisen. Er zijn (spel-)regels waar iedereen zich aan zal moeten houden. Er is steeds meer sprake van open communicatie en er mogen ook steeds meer partijen meepraten. Zie bijvoorbeeld de grote renovatieprogramma's in de overbevolkte binnensteden waar de bewonersverenigingen één hele stem krijgen in de conceptfase. Daar tegenover nemen de verantwoordelijkheden die partijen hebben te dragen ook toe en dat leidt onvermijdelijk tot grotere juridische vraagstukken als het onverhoopt toch fout gaat.

Het huidige proces (voor elk GOTIK-project) kent de volgende (limitatieve) lijst van kwaliteitseisen (op volgorde van importantie):

Beheersing van de risico's (bedreigingen) en beheersing van de kansen;
Heldere communicatie;
Gebruik maken van sterkte en compenseren van zwaktes;
Invloed van de gebruiker;
Invloed van betrokkenen;
Invloed van de opdrachtgever;
Helderheid over belangrijke stappen (zie de Go-Nogo lijst) in het proces;
Maximaal inzicht in de juridische aspecten van het proces en het project;
Consistentie van de documentatie;
Goede archivering.

Secundaire output

Een goed proces heeft ook andere uitkomsten dan alleen een goed eindproduct. Binnen het proces wordt informatie samengesteld die aan duidelijke kwaliteitseisen dient te voldoen. Daarnaast worden steeds hogere eisen gesteld aan de werkplek van de medewerkers die aan het eindproduct werken. Bouwen gaat gepaard met veel "gedoe". Er komen zware machines op het werk die lawaai maken. Er komen materialen aan die niet meteen op hun plek staan maar eerst ergens anders. Dat geeft allemaal overlast. Als laatste (maar niet minder belangrijk) produceert een proces ook afval dat moet worden verwerkt, waar steeds hogere eisen aan worden gesteld.

Secundaire output bestaat uit:

Communicatie;
Informatie;
Subsysteem (subsystemen): het bouwsysteem of -bouwproces;
Overlast;
Ruimtegebruik;
Materiaal;

Hoe om te gaan met al deze secundaire output dient te worden beschreven in het kwaliteitsdocument. Het komt in alle stukken die door alle partijen (die in alle stadia aan het werk zijn) moeten worden gebruikt om te komen tot een goed eindproduct en tot secundaire output die eveneens aan alle kwaliteitseisen dient te voldoen.

Basisstructuur GOTIK projecten

Onderstaand wordt een aantal onderdelen die nog niet benoemd zijn nader uitgewerkt in de infoboxen. Daarnaast worden in onderstaande totaalopsomming alle elementen weergegeven die een rol spelen in het GOTIK-projectmanagement van vastgoedprojecten.

Projectfases

Initiatief
Uitwerking
Ontwerp
Aanbesteding
Uitvoering
Eindoplevering

Zie in de tekst
Geen verdere uitleg.

Uitwerking structuur per fase

Initiatief

Ontstaan van een probleem- of vraagstelling bij opdrachtgever
Informatie verzamelen
Vraagstelling formuleren
Onderzoeken doen (zie ook de CABU-methode)
Ideeën verzamelen
Concepten bedenken en ontwikkelen
- Modellen
- Scenario's
Haalbaarheid op vijf niveaus:
- Wenselijkheid (is er (maatschappelijk) vraag naar en wat is het (maatschappelijk) effect)
- Sociaal (wenselijkheid versus weerstand)
- Financieel (financierbaarheid en exploiteerbaarheid)
- Bestemming (WABO, kansen en bedreigingen)
- Uitwerkbaarheid (ruimte, grootte, hoogte, diepte, bereikbaarheid, parkeren, etc.)
Opstellen projectvoorstel

Het projectvoorstel is een samenvatting waarin alle Go-Nogo documenten met hun uitslagen samen het projectvoorstel vormen om vanaf hier verder te werken (in de voorbereiding) aan het project. Het projectvoorstel is niet altijd nodig. Maar het is wel een heldere samenvatting van initiatief tot afronding haalbaarheid. Het voorstel is om er wel altijd een samen te stellen desnoods voor het eigen gebruik van de projectleider. Vooral de samenvoeging van alle CABU-uitslagen en de haalbaarheidsstudies maakt van het projectvoorstel een sterk document.

Bespreking met opdrachtgever

Het wordt aanbevolen om er een standaard van te maken op alle momenten waarin sprake is van een overgang met een Go-Nogo document met de opdrachtgever (of zijn vertegenwoordiger) te overleggen. Van de projectleiding wordt dan verwacht dat zij met een helder stuk komt en dat dit met de opdrachtgever wordt gedeeld. De opdrachtgever dient dan in te stemmen met het stuk (of de stukken). Het is op deze manier ook een waarborg voor de projectleiding dat zij ook met steun van de opdrachtgever door kunnen gaan. In complexe organisaties en voor heel grote projecten kan het zo zijn dat er op voorhand al een overeenkomst tussen opdrachtgever en projectleiding tot stand is gekomen. Daarin staat dan de speelruimte van de projectleiding. Zo een overeenkomst is geen garantie dat iedere fase ook de goedkeuring van de opdrachtgever heeft.

Aanstellen projectleider

Het wordt aanbevolen om op een zo vroeg mogelijk punt in het traject een projectleider aan te stellen. Het is mogelijk dat een complex en groot project vraagt om verschillende vaardigheden in het gehele traject. Dan wordt voorgesteld om het project in deelprojecten op te knippen en te werken met verschillende adviseurs die als projectleider leiding geven aan het deelproject. Voordeel is de optimalisatie van kennis en vaardigheden van de projectleiding. Nadeel is de overdracht. Werken met één adviesbureau met verschillende adviseurs voor de deelprojecten levert in de regel geen aantoonbare meerwaarde op.

Uitwerking initiatief, Voorbereiding

Intake opdrachtgever

De opdrachtgever verdient een stem in het aanstellen van de projectleider. De opdrachtgever geeft het vertrouwen volledig in handen van één adviseur die hem niet zo zeer vertegenwoordigd maar meer als opdracht mee krijgt er voor zorg te dragen dat alles in het werk wordt gesteld om het DOEL te bereiken. De projectleider dient daarin het DOEL en moet als dat nodig is zelfs de opdrachtgever tegen kunnen spreken als dat in het belang is van het project. De vertrouwensband tussen projectleider (-leiding) dient gelegd te worden in het eerste gesprek (de zogenaamde "klik").

Opstellen van Programma van Eisen
Vergunningen (WABO)

De WABO (wet algemene bepalingen omgevingsrecht) is een wet die de integratie beoogd van bijna 30 verschillende vergunningen die aangevraagd kunnen of moeten worden in het kader van de ontwikkeling van vastgoed (in de breedste zin). Door de bundeling ontstaat één aanvraag en ook één communicatielijn met de lokale overheid. De WABO geeft alle partijen de ruimte zijn of haar inbreng te leveren in de totale vergunningsaanvraag. Voordeel is volledigheid en consistentie. Nadeel is dat als het ergens hapert de hele aanvraag stil staat.

Opstellen Plan van Aanpak

Een Plan van Aanpak is afgekort een PvA. Op het moment dat sprake is van een complexe activiteit met een vraag en te verwachten antwoorden kan de projectleiding (-leider) beslissen om een PvA op te (laten) stellen. voorbeelden daarvan zijn:

PvA CABU-onderzoeken;
PvA ontwerpfase;
PvA aanbesteding.

Zo een PvA bevat een werkwijze en een tijdschema. De werkwijze wordt vaak gezien als een kwaliteitsaspect. Het tijdschema is een tijdsaspect. De bijkomende vraag bij het opstellen van een PvA is dan ook vaak "en wat gaat dat kosten?".

Ontwerp (voor de verschillende niveaus)

VO – DO
Werkomschrijving

Als een VO DO een veel te zwaar of onbruikbare werk oplevert kan volstaan worden met een werkomschrijving. Nooit een PvA. Een PvA kan een onderdeel zijn van een werkomschrijving. De werkomschrijving bevat dan een omschrijving van de feitelijke activiteiten in combinatie met een tijdschema. De beschrijving van de feitelijke activiteiten wordt gezien als een kwaliteitsaspect. Het tijdschema is een tijdaspect. Wat hier mist is het Geldaspect. De meest voorkomende bijlage bij een werkomschrijving is een overzicht van de kosten op eenheid, op totaal of op onderdelen die verrekenbaar zijn.

Technische uitwerking

De technische uitwerking is een document waarin de werkomschrijving is uitgewerkt door de werkvoorbereiding (of een daarvoor aangestelde adviseur). Een goede technische uitwerking geeft inzicht op een gedetailleerd niveau wat, wanneer, waar wordt gedaan. Bij een technische uitwerking hoort een stuklijst van alle te gebruiken materialen, elementen en de onderdelen voor de detailleringen. Tevens geeft de technische uitwerking een gedetailleerd inzicht in de lokale randvoorwaarden die nodig zijn om het project naar behoren (dus binnen gestelde kwaliteitseisen) uit te voeren. Daarmee wordt in de technische uitwerking ook aandacht besteed aan overlast en hoe daar mee om te gaan. Voorbeelden hier van zijn: afsluiten van de stroom, het water, dicht zijn van deuren, gangen, afdelingen, kamers en ruimtes, etc..

Pakketten

in het geval er sprake is van een groot aantal repeterende werkzaamheden kan de projectleiding beslissen om deze werkzaamheden aan te laten bieden in pakketvorm. Een pakket is dan een totaal aan werkzaamheden die als eenheid kan worden aangebracht, gecontroleerd en gefactureerd.
Voorbeelden van pakketten zijn: - vervangen oude en aanbrengen nieuwe CV-ketel; - schilderen voordeur - herstellen dakbedekking - coaten schoorsteenmetselwerk - herstellen funderingsbalk kwaaitaal

De eenheden waarin pakketten worden verwerkt en verrekend zijn: - per stuk - per m². - per strekkende meter. - per aansluiting - per badkamer, keuken, woonkamer, slaapkamer, kantoorruimte, afdeling, gang, etc. - per woning - per etage - per gebouw - per kW - per m³ waterverbruik

Maatregelen

De uitwerking van een onderhoudsvraag wordt vaak weergegeven in een eenheidsloze "maatregel". Zo een maatregel is de basis voor het pakket of voor de werkomschrijving. De maatregel staat standaard in de meerjarenplanning en is een standaard uitgangspunt.
Voorbeelden van maatregelen: - vervangen - herstellen - onderhouden - reinigen - coaten - overschilderen - overlagen dakbedekking - herdekken dakpannen - schoonspuiten metselwerk - verwijderen graffity - controleren hang- en sluitwerk - afstellen ventilatie - kalibreren thermostaat CV - etc.

Aanbesteding

Aanbesteding

Aanbesteden kan op vijf niveaus, van eenvoudig tot complex:

0. inkoop (is geen aanbesteden maar wel een vorm van werven van het noodzakelijke werk dus hier wel te noemen);

1. enkelvoudige aanbesteding (aan slechts één aanbieder);

2. meervoudige onderhandse aanbesteding (aan enkele aanbieders, vooraf geselecteerd);

3. openbare aanbesteding zonder voorafgaande procedure(s) (een aanbesteding conform Nederlands Recht (zie Burgerlijk Wetboek (BW));

4. Europese openbare aanbesteding (een aanbesteding volgens Europees Recht waarbij iedere inschrijver een prijs afgeeft aangevuld met alle andere gevraagde zaken volgens de aanbestedingsstukken, welke tenminste bestaan uit de selectiecriteria en de gunningscriteria om (in één keer) de beste aanbieding te selecteren);

5. Gesloten Europese aanbesteding (een aanbesteding volgens Europees Recht waarbij iedere inschrijver eerst inschrijft voor de selectie om de beste aanbieders te selecteren (ten minste een paar), waarna de geselecteerden een prijs mogen afgeven die wordt getoetst aan de gunningscriteria, om de beste aanbieding te selecteren).

Aanbestedingsstukken
- Plan van Aanpak: Een door alle partijen gedragen stuk waarin helder in tijd en wat betreft inhoud staat beschreven hoe de inschrijving verloopt.
- Stukken (voorwaarden die van toepassing zijn): alle stukken die tussenpartijen nodig zijn (er al zijn en worden gemaakt) in het kader van de inschrijving
- Documenten (beschrijvingen technisch en kwaliteit): alle geschreven of beschrijvende documenten die nodig zijn in het kader van de inschrijving
- Proces: het verloop van de inschrijving
- Criteria: stelsel van eisen waaraan de inschrijver moet voldoen om als een juiste inschrijver te worden gekwalificeerd.
- Selectie: proces waarin een partij wordt geselecteerd die voldoet aan criteria voor wat betreft de inschrijver en de inschrijving.
- Proces-verbaal en Aanbestedingsnota's: document waarin is weergegeven hoe (het proces van) de inschrijving is verlopen en wat de uitkomsten daaruit zijn.
- Onderhandelingen (mag niet zo maar): gesprekken die gevoerd worden om een betere aansluiting te krijgen tussen de inschrijving (de aanbieding van de inschrijver) en de oorspronkelijke uitgangspunten (voor zover als deze van elkaar afwijken).
- Gunning: het proces van het aanwijzen van de partij waarmee de verdere contractering zal plaatsvinden.
- Contract: het geschreven document waarin de overeenkomst is opgenomen dat de aannemer de werken maakt in opdracht van de opdrachtgever volgens de uitgangspunten en volgens de daarop volgende documenten die relevant yin en als basis liggen onder deze overeenkomst: het contract, ondertekent door aannemer en opdrachtgever.

Uitvoering project

Samenstellen noodzakelijk pakket vanuit aanbesteding: tekeningen, berekeningen, (proces* ) beschrijvingen (I)
Start werkzaamheden werkafspraken (O)

Aan het begin van ieder deelproject of traject, als een traject is afgesloten met een Go kan de projectleder er voor kiezen om een aparte organisatiestructuur op te zetten voor een specifiek traject of een deelproject binnen het gehele project. Aan deze organisatie(structuur) worden specifieke eisen gesteld en aan de werkafspraken worden specifieke uitgangspunten en GO-Nogo specificaties gekoppeld

Bewaken betalingen (G)

De bewaking van de betalingen is een onderdeel van de gehele financiële administratie. Deze bestaat uit bewaking van: - de uitgaven aan materiaal, elementen en detailleringen; - de uitgaven van uitvoerende partijen (onderaannemers en nevenaannemers); - de uitgave aan eigen uren; - de uitgaven aan advieskosten; - de momenten waarop facturatie naar de klant mogelijk is; - de inkomsten op basis van de uitgaande facturen waarvan de betaaltermijn is verlopen.

Om te kunnen voldoen aan de eigen verplichtingen is een goede financiële planning van groot belang. Door goed te bezien wanneer de grootste inkomst zijn te verwachten kan ook met de partijen die betaald moeten worden afgesproken worden wanneer zij hun betaling tegemoet kunnen zijn. Dat heet "treasury management" en "forecasting". Daarmee wordt voorkomen dat binnen het project te veel geld wordt betaald terwijl er nog geen geld wordt ontvangen. Met de opdrachtgever kan worden afgesproken dat er een constante stroom inkomsten vanuit de opdrachtgever wordt gestart vanaf de aanvang van het werk. Dat levert voldoende geld in kas op om de aankomende rekeningen te betalen. Het kan ook voorkomen dat van de opdrachtgever een aanbetaling wordt gevraagd voorafgaande aan het werk. Dit "voorschot" is er ook voor om een positieve kas te hebben en te houden.

Planning fasering (T)

Zie het voorbeeld in de tekst.

Bewaking planning (T)

De planning bewaken is een gave. Het is voor de projectleiding de opgave om het project binnen de tijd die er voor is vastgesteld op te leveren. Wanneer er in een vastgesteld deelproject een afwijking ontstaat waardoor werkzaamheden later worden uitgevoerd dan afgesproken is deze niet meer in te halen of goed te maken. Dan moet er gecommuniceerd worden met de opdrachtgever en dat valt vaak niet mee. Voor de projectleiding is het dus van belang om dit soort situaties op een ander niveau op te vangen. Dat kan door de deelprojecten op een flexibele manier ten opzicht van elkaar te plannen. Echter, alles dat in de tijd noodzakelijk in een vaste volgorde op elkaar volgt, is niet anders flexibel te plannen dan door er tijd tussen vrij te houden. Dat lijkt inefficiënt en wordt door opdrachtgevers vaak niet geaccepteerd. Als het korter kan, dan dan willen zij dat ook zien. Een ander optie is de werkzaamheden langer plannen dan noodzakelijk of een (noodzakelijke?) uitloop er achteraan plannen. Daarnaast is het groot belang ook echt alles te plannen (niets te vergeten) en niet te bescheiden te zijn.
De noodzakelijke onderdelen die heel vaak vergeten worden zijn: - aan en afloop van de werkzaamheden - inmeten en inpassen - controletijden - tijden die het proces vraagt om te stabiliseren (uitharden, opdrogen, indrogen, inklinken, inzakken, etc.)

Bewaking uitvoering (K)

De bewaking van de uitvoering (en dan hebben we het NIET over geld en tijd) betekent eigenlijk de bewaking van de kwaliteit. Het leukste werk van de projectleiding. Vanaf het allereerste begin is het van belang voor de projectleider om regelmatig te controleren. Dit kan op Basis van een kwaliteitscontroleplan. Maar ook steekproeven en (onverwachte) visuele controles zijn noodzakelijk om de kwaliteit vast te houden. Op gezette tijden wordt een deelproject opgeleverd. Dat is het moment om de kwaliteit te controleren. Maar... nooit zonder tijdens het werk ook te controleren. Het kan namelijk niet zo zijn dat er wordt afgekeurd bij de oplevering zonder dat van te voren al duidelijk wordt dat het een en ander niet klopt. De controle van de oplevering is eindcontrole (Zie verderop in de lijst). Tussentijdse controles zijn de basis voor de eindcontrole en zijn er om de partijen er op te wijzen dat de afgeleverde kwaliteit niet voldoet en dus bijgestuurd moet worden. Aanpassingen zijn dan noodzakelijk.

Eindoplevering

Opname van het werk

Elke project, projectonderdeel, element, materiaal en elke detaillering kan in principe opgeleverd worden. Er is (wettelijk) maar één echte oplevering en die is als het gehele werk wordt opgeleverd (BW). Tussentijdse opleveringen zijn daarom ook alleen maar een afspraak. Echter, als de kwaliteit daar mee gediend is, verdient het de aanbeveling om tussentijds (per fase) of partieel (per projectonderdeel) of wat dan ook op te leveren. Daarmee wordt het project voortdurend bewaakt (voor wat betreft de kwaliteit).

Voorafgaand aan de oplevering is er een opname. Daarin wordt de opgeleverde toestand vergeleken met de kwaliteitsbeschrijving in de oorspronkelijk aannemingsstukken. Deze opname wordt gemaakt op het moment dat de aannemer, onderaannemer, leverancier, installateur of de applicator de projectleider verzoekt het eindresultaat te controleren. De opname wordt ten eerste gemaakt om de laatste verbeteringen aan te brengen. Daarna volgt de feitelijke oplevering. De meeste opleveringen zijn vooral voor de kwaliteit. De echte eindoplevering is alleen maar voor de kwaliteit en overschrijding van de opleveringsdatum. Bij ander vormen van opname en oplevering kunnen ook de ander aspecten worden opgenomen.

Faseopname van het werk

De faseopname is een opname van de fase in het project voor alle aspecten. In de faseopname wordt de opname vergeleken met de van te voren vastgestelde aspecten geld, tijd en kwaliteit.

Vooropname van het werk

De vooropname is de opname die gemaakt wordt om in de oplevering te voorkomen dat er veel of moeilijk te herstellen afwijkingen worden aangetroffen. De vooropname is een test om te bezien of een oplevering realistisch is. De vooropname maakt duidelijk wat er nog mankeert in vergelijking tot de aanbestedingsstukken. Het gaat dan vooral om de kwaliteitsaspecten en de overschrijding van de opleveringsdatum

Eindopname van het werk

De eindopname van het werk is de opname op basis waarvan de eindoplevering op de opleverdatum zal geschieden. De oplevering is in de wettelijk zin het moment waarop de opdrachtgever het werk accepteert als "klaar". Daarna is de aannemer ontslagen van zijn verplichtingen om aan het project te werken. OOK ALS HET NIET HELEMAAL KLAAR IS!!! Het is dan ook van groot belang om te begrijpen wat een oplevering wettelijk inhoudt. Er is geen eerste of tweede oplevering. Er is geen vooroplevering of eindoplevering. Er is maar EEN echte oplevering. Wat dan nog moet gebeuren (omdat het werk nog niet klaar is) dient op schrift gesteld te zijn en ondertekend door de opdrachtgever en de aannemer. Zo een opleveringslijst met opleverpunten is een lastig document. De opdrachtgever heeft WEL het vastgoed geaccepteerd als klaar maar er moet wel nog wat gebeuren. Wettelijk heeft dat een heel beperkte status. De opleverlijst met de opleverpunten dient daarom zo kort mogelijk te zijn, voorzien van een helder en haalbare planning en financieel in evenwicht.

Oplevering
- Plan van Aanpak
- Proces
- Documenten
- Proces-verbaal
- Onderhandelingen
- Eindoplevering
- Onderhoudstermijn

Een goede oplevering is een proces dat van te voren goed is vastgelegd in een opleverdocument en door partijen geaccordeerd. Bij een goede oplevering hoort een plan een opleverdocument en een afspraak over de termijn waarin de opleverpunten worden opgelost. Het is toegestaan om over de opleverpunten te onderhandelen. Ten behoeve van de financiële balans is het normaal dat een klein budget beschikbaar is voor (achtergehouden wordt door) de opdrachtgever om de laatste punten op te kunnen lossen. Of het geld er echt is voor de punten of meer een chantagemiddel om de aannemer te dwingen zijn werk af te maken is altijd al een discussiepunt geweest. Feit is dat ongeveer 5% van de totale som blijft staan tot na het afwerken van alle opleverpunten.

Garanties

De garanties dienen pas in te gaan NA de onderhoudstermijn en NA het oplossen van alle opleverpunten.

Administratie

Organisatie

De administratie op de bouw bestaat uit een complex geheel van functies die verantwoordelijk zijn voor (en daar bij een taak hebben in) het vastleggen van de voortschrijding van het werk. Daarbij worden veel zaken bij gehouden: - (aangaan van) verplichtingen inkoop materiaal; - verplichtingen inkoop onderaanneming; - vastleggen gewerkte uren eigen personeel; - vastleggen ge- en verbruik van materieel; - voortschrijding van het werk (productieopname of tellen van de pakketten); - benutten van de financiële en planmatige ruimte uren overhead; - in de pas lopen van de directe financiën met de AK-WR; - overige indirecte vergoedingen binnen het werk zoals vergunningenkosten, leges en andere wettelijke bijdragen; - schades, claims en vergoedingen vanwege overlast; - etc. De taakstelling van de Administratie is om een evenwicht te creëren tussen de inkomsten en de uitgaven. Zoals eerder opgemerkt is het de kunst om altijd een positief saldo (is een positief werkkapitaal) in het werk te hebben. De taak van de projectleiding is om de administratie van de juiste gegevens te (laten) voorzien en te controleren de gegevens op juistheid te controleren en de administratie haar werk te laten doen. De administratie ligt daarna (na het samenstellen van overzichten) de projectleider in wat de stand is van het werk. Een belangrijk gegeven daarin is de WAARDE van het werk op dat moment. In volgorde van informatiepositie rapporteert de Administratie de volgende zaken:

Oorspronkelijke hoogte van de inschrijving
Reeds afgesproken meer en minderwerk
Stand van het werk (in een percentage en in waarde ten opzichte van de inschrijving)
Kosten voor het werk tot nu
1. directe inkoop materiaal
2. directe inkoop of huur onderaanneming
3. directe inkoop of inhuur materieel
4. directe uren eigen personeel
5. indirecte kosten (verzameld)
resultaat kosten
resultaat stand van het werk (waarde van het werk ten opzichte van de gemaakte kosten)
intern resultaat (is het werk dat gemaakt is op een verantwoorde wijze en te verkopen met tenminste het terug verdienen van de gemaakte kosten en/of de toegevoegde waarde)
stand van de facturen
verzonden facturen
betaalde facturen
extern resultaat
bericht over het resultaat
1. positief/negatief nieuws intern (hoe doen we het intern, komen de kosten overeen met de waarde die we hebben gemaakt)
2. positief/negatief nieuws extern (hoe doen we het extern, komen de opbrengsten overeen met de kosten en de waarde die we hebben gemaakt)

Bij het werken met Pakketten is de volgorde anders: Dan wordt de waarde berekend over de pakketten die zijn gerealiseerd. De "winst" (of het verlies) kan dan worden berekend over elk individueel pakket.

Een administratie die zijn zaken perfect voor elkaar heeft, kan ook op fase of op deelproject of op onderdelen in het werk een oordeel geven.

Betalingen, verantwoording

Na het aangaan van de verplichting (is het tekenen van de contracten om het werk uit te voeren) ontstaat er een stroom aan facturen. Het is aan de administratie om voortdurend te bewaken dat de facturen juist zijn, betaalt moeten worden en wat daar tegenover staat. Zowel voor wat betreft de ingaande als de uitgaande stroom facturen is dat van belang. Er kan geen andere reden zijn om te facturen (en te betalen) dan dat het werk is geleverd. Dat geldt voor de aannemer richting zijn opdrachtgever (inkomsten) en richting de onderaannemers en leveranciers en dergelijke (uitgaven).

Vastleggen activiteiten dagboek weekrapporten

De ouderwetse vormen van verslaglegging in dagboeken (op papier) is niet meer van deze tijd. Maar, helaas, is er nog steeds geen goed alternatief. de PC staat net iets te ver van de werkplaats om direct de zaken in te vullen. daarom is het advies om in de GOTIK-projecten nog steeds "ouderwets" gebruik te maken van de papieren dagboeken, opzichterboeken en de weekrapporten. De bouwverslagen dienen echter wel op een PC uitgewerkt te worden. er wordt steeds meer gebruik gemaakt van de PC op de bouwplaats. Het voordeel is direct contact en geen tijdverlies bij versturen. Nadeel is dat er geen wettelijke basis lijkt te liggen onder de mails, gelijk aan de wettelijke basis onder de verzonden zaken. Het is dan ook van belang om de elektronische bouwverslagen (met de wettelijk zo belangrijke status) zo met elkaar te delen dat iedereen ook er mee bekend is (met de inhoud van het verslag) en zijn of haar goedkeuring er aan verleent. Anders vervalt het bouwverslag als wettelijk document.

Documenteren en archiveren

Laatste activiteit, maar niet minder belangrijk is het documenten en het archiveren na de afronding van het werk. Er zijn in Nederland bijna geen vastgoedbezitters die al de documenten echt helemaal op orde hebben. Bestektekeningen, bestekken, bouwverslagen, opleverrapporten, revisietekeningen, renovatietekeningen en werkdocumenten. Het is er soms helemaal niet. Laat dat geen reden zijn om het zelf ook niet te doen. Een goed GOTIK-project wordt afgerond door en met een goed ARCHIEF. Dat maakt het verder werken aan het gebouw een stuk simpeler (Voorbeeld: legionella beheersplannen sinds de legionella besmetting in Bovenkarspel zouden veel makkelijker te maken zijn gewest als iedereen de revisietekeningen van de waterleiding op orde had gehad...)br />

Verschillen, Overeenkomsten Bouw en Onderhoud

Onderstaande tabel geeft inzicht in een aantal cruciale verschillen in de GOTIK-methode bij Onderhoud in vergelijking tot Nieuwbouw.

Verschillen in het gebruik GOTIK-D	Onderhoud	Nieuwbouw
Fase 1 initiatief	Bestaande bouw en bestaande locatie als basismateriaal mee te nemen in de voorbereiding.	Er is nog geen locatie.
Fase 2 uitwerking	Bestaande bouw betekent BOUWBESLUIT bestaande bouw als uitgangspunt. Alleen nieuwbouw aan de oudbouw wordt volgens nieuwbouweisen bouwbesluit gebouwd.	Uitsluitend Nieuwbouw eisen. conform Bouwbesluit
Fase 3 ontwerp	Bestaande bouw is soms/vaak maatgevend. Alleen een heel goede (en vaak ook noodzakelijk heel gedetailleerde) inventarisatie biedt het ontwerp team voldoende houvast om tot een betrouwbaar uitgangspunt te komen.	Maatzekerheid is aan het ontwerpteam.
Fase 4 aanbesteding	...	...
Fase 5 uitvoering	...	...
Fase 6 oplevering	...	...

Zie ook

Open source handboek voor projectmanagement

Links

Bronnen

Referenties

↑ Gert Wijnen, Rudy Kor (1996) Het managen van unieke opgaven: samen werken aan projecten en programma's. Vanaf pag 35.
↑ F. Crince le Roy (2003). Business-Informatieplanning: grip op organisatieverandering en ICT-inzet. p.80-84
↑ George W A Maas, Jan W Pleunis (2006). Facility management: strategie en bedrijfsvoering van de facilitaire organisatie. p.397
↑ Ben Norg (2008). Effectiever besturen van programma's: een aanzet tot verbeterde stuurplannen. p.5 en verder.
↑ Uitnutting is het gebruiken van budget ten behoeve van het project. Totale uitnutting betekent dus het budget in zijn geheel opmaken aan het project. Het woord uitnutting is een samentrekking van benutten en uitputten.

[1] Gert Wijnen, Rudy Kor (1996) Het managen van unieke opgaven: samen werken aan projecten en programma's. Vanaf pag 35.

[2] F. Crince le Roy (2003). Business-Informatieplanning: grip op organisatieverandering en ICT-inzet. p.80-84

[3] George W A Maas, Jan W Pleunis (2006). Facility management: strategie en bedrijfsvoering van de facilitaire organisatie. p.397

[4] Ben Norg (2008). Effectiever besturen van programma's: een aanzet tot verbeterde stuurplannen. p.5 en verder.

[5] Uitnutting is het gebruiken van budget ten behoeve van het project. Totale uitnutting betekent dus het budget in zijn geheel opmaken aan het project. Het woord uitnutting is een samentrekking van benutten en uitputten.

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]