Microsoft Word/Een *.dot sjabloon aanmaken

Waarvoor dient een *.dot sjabloon

Een *.dot sjabloon is een pagina die vooraf door u ingestelde gegevens bevat. Te denken valt hierbij aan de opmaak van het document, maar ook bijvoorbeeld aan al aanwezige tekst. Het maken van een dergelijk sjabloon lijkt omslachtig, maar kan u, indien hij eenmaal is aangemaakt, veel tijd besparen. In dit hoofdstuk leert u een *.dot sjabloon aanmaken.

Voorgeïnstalleerde sjablonen

Zonder dat u het weet maakt u al gebruik van standaardsjablonen. De bekendste is Normal.dot, welke standaard wordt geladen als u op het icoontje linksbovenaan klikt (nieuw leeg document). Als u via Bestand → Nieuw echter een nieuwe pagina aanroept, kunt u meerdere keuzes maken. Zoals u kunt zien bevat Word al een groot aantal sjablonen. (Indien u geen, of zeer weinig sjablonen ziet, heeft u waarschijnlijk niet alle sjablonen van Word meegeïnstalleerd).

Een sjabloon aanmaken (opmaak)

We gaan nu een nieuw sjabloon aanmaken, waarin we enkel de opmaak van het sjabloon zullen wijzigen.

Open een leeg document en pas de zaken aan die u aan wilt passen. U kunt dit het beste doen via opmaak → opmaakprofiel. Op de pagina opmaakprofiel wijzigen vind u alle zaken omtrent het opmaakprofiel.
Als u tevreden bent over de opmaak kiest u voor Bestand → Opslaan als. U kiest nu in het vakje opslaan als voor Documentsjabloon (*.dot).
Nu kiest u een naam voor het sjabloon. Om u tegen uzelf te beschermen kan het nieuwe bestand niet onder de oude naam Normal.dot worden opgeslagen. Dit om te voorkomen dat u per ongeluk een onzinbestand opslaat als Normal.dot, waarna u het standaardsjabloon kwijt zou zijn. U moet dus een creatieve bestandsnaam verzinnen, waaronder u dit bestand opslaat.
Na het opslaan kunt u dit sjabloon voortaan oproepen middels bestand → nieuw en daarna de juiste naam aan te klikken.

Een sjabloon aanmaken (tekst)

Als u regelmatig een brief stuurt/maakt waar enkele gegevens boven moeten staan, zoals uw naam, adres, woonplaats en dergelijke, kan dit ook heel mooi worden geregeld met een sjabloon.

Open een lege pagina en typ de gegevens die u standaard in het bestand wilt zetten. Een hele mooie functie hierbij is de functie automatisch bijwerken. Dit kunt u gebruiken om ervoor te zorgen dat automatisch de juiste datum en eventueel tijd worden ingevoegd, telkens als u het bestand opent. Dit werkt als volgt:

Klik Invoegen → Datum en tijd.
Kies de gewenste weergave en vink het vakje automatisch bijwerken aan.

Zodra u dit sjabloon opslaat, kunt u het elke keer opnieuw openen, waarbij automatisch de juiste datum en tijd worden ingevuld.

Het opslaan van het sjabloon gaat hetzelfde als de laatste drie stappen in het kopje hierboven.

Enkele opmerkingen

Uiteraard is het mogelijk zaken te combineren. Zo kunt u een standaard briefhoofd maken, waarbij het opmaakprofiel voor de rest van het document ook aan uw wensen voldoet.
U kunt zoveel sjablonen aanmaken als u zelf wilt. Zo kunnen bijvoorbeeld alle gebruikers van uw pc een eigen opmaakprofiel ingesteld hebben, of kunt u binnen uw bedrijf verschillende briefhoofden aanmaken, voor bijvoorbeeld: klanten, debiteuren, crediteuren of sollicitanten.

Normal.dot wijzigen

Via Bestand → Nieuw, kunt u alle beschikbare sjablonen kiezen. Als u echter op het icoontje linksbovenaan klikt, wordt standaard het sjabloon Normal.dot geopend. Als u wilt dat een sjabloon die aan uw wensen voldoet wordt geopend wanneer u op dit icoon klikt, moet u Normal.dot vervangen door uw eigen aangemaakte sjabloon.

Zoals u hierboven al hebt kunnen lezen, kunt u een sjabloon niet onder een bestaande naam opslaan. U kunt dus niet zomaar een nieuw sjabloon over Normal.dot heenschrijven. Hiervoor moet u een kleine omweg bewandelen.

Maak een sjabloon aan, die de door u gewenste opmaak bevat en sla deze op als documentsjabloon, onder een creatieve naam. Een mogelijke naam is normal2.dot.
We gaan nu naar de map waar de documentsjablonen worden opgeslagen. Normaal gesproken is dat de map:
C:\Documents and Settings\Uw gebruikersnaam\Application Data\Microsoft\Sjablonen.
Indien u het huidige Normal.dot wel wilt bewaren (zeer aan te raden voor minder geavanceerde gebruikers), wijzigt u de naam van Normal.dot in een creatieve nieuwe naam. Als u zeker bent dat u het huidige Normal.dot nooit meer zal gebruiken, kunt u het ook verwijderen.
Nu Normal.dot van titel gewijzigd is, hernoemt u uw eigen sjabloon naar Normal.dot.

Als u nu een nieuwe pagina binnen Word opent, zal deze automatisch de door u ingestelde opmaak hebben.

TIP: Als u een bepaald briefhoofd/indeling vaak gebruikt, kunt u ook steeds een bestaande brief met die indeling openen, bewerken, en opslaan onder een andere naam. U hoeft dan niet echt na te denken over welk sjabloon u moet gaan gebruiken: u hebt de brief al grotendeels klaar. Het nadeel is dat u dan goed moet opletten op oude informatie, zoals datum en kenmerk. Met een sjabloon kan dat automatisch goed gezet worden.