Microsoft Word/Index en inhoudsopgave

Microsoft Office | Word

Op deze pagina zal worden uitgelegd hoe automatisch een Index, Inhoudsopgave, Lijst met figuren en Bronvermelding is in te voegen binnen een document.

Index

Het aanmaken van een index in een word document is op zich niet moeilijk en lijkt veel op de werkwijze waarmee een inhoudsopgave ingevoegd kan worden (zie onder). Een index kan handig zijn wanneer je werkt in een groot document zoals een scriptie of werkstuk. Een voorbeeld van een index is een verwijzing naar de namen van auteurs die je in je werk citeert of bijvoorbeeld een literatuuropgave (bijvoorbeeld bij een afstudeerscriptie).

Wanneer je één index in je document wenst in te voegen is dit zoals gezegd niet zo moeilijk. De problemen ontstaan wanneer je meer dan één index in je document wilt gebruiken. Hiervoor dienen een aantal lastige handelingen verricht te worden. Allereerst volgt hier de handelswijze van het invoegen van één index. Vervolgens wordt uitgelegd hoe je meerdere indexen in je document kunt invoegen.

Opmerking: voor deze beschrijving is gebruik gemaakt van Word 2002.

Het invoegen van een index gaat als volgt:

1. plaats de cursor op de plaats waar je de index wilt invoegen;

2. klik op invoegen dan op Verwijzing en vervolgens op Index en inhoudsopgave

Je krijgt nu een tabblad te zien. Het eerste tabblad, Index is meteen het goede. Bij dit tabblad kun je een aantal basisinstellingen wijzigen zoals een andere lay out (op basis van een template). Voorlopig hoef je je (nog) niets aan te trekken van de andere opties. Klik nu eerst maar op OK.

Tot onze grote verbazing gebeurt er niets maar krijg je in plaats van een index een foutmelding:

Fout! geen indexgegevens gevonden

Schrik niet van deze foutmelding en blijf rustig, de oplossing wordt hieronder uitgelegd. De reden voor deze foutmelding is dat je nog geen verwijzingen hebt gemaakt in de tekst die opgenomen moeten worden in de index. Het maken van een verwijzing in de tekst is al wat lastiger en kan vreemd genoeg niet automatisch maar moet met de hand gebeuren. Dit is overigens niet helemaal waar, maar het automatisch indexeren is zo omslachtig dat je de hoop op een index in je document snel zult opgeven. Hieronder wordt uitgelegd hoe je een verwijzing maakt in de tekst en hoe je de eerder ingevoerde index zover krijgt dat hij deze verwijzing ook daadwerkelijk opneemt.

Als voorbeeld is hieronder een (fictieve) literatuurverwijzing opgenomen zoals dat wel gebeurt in scripties e.d.

Volgens de heer N. Iets is de waarde van ....

Je gaat nu een zogenaamde Auteur-index maken waarin auteurs worden opgenomen waar je in je eigen document naar verwijst. In dit voorbeeld zal in de index de naam opgenomen worden van de heer N. Iets.

De eerste stap is het aanmaken van een zogenaamde veldcode. Dat gaat als volgt, om bijv. de tekst 'N. Iets' op te nemen in een indexvermelding: - selecteert u de tekst 'N. Iets' - drukt u op ALT+SHIFT+X - en vult (desgewenst) de vakjes Hoofdgegeven in ( of bewerkt u die huidige tekst tot bij. 'Iets, N.'), Subgegeven (om indexgegeven van een lager niveau te laten verschijnen; 'Leven' of 'Publicaties' onder 'Iets, N.') of de Kruisverwijzing.

Na akkoord wordt er een (onzichtbare) code (te weten: {XE "N. Iets"} in de tekstselectie 'N. Iets' geplaatst. Die codering wordt dan gebruikt door de hierboven beschreven Indexeringsopdracht. In plaatst van de eerder genoemde foutmelding , wordt (kolom-gewijs) de index zichtbaar opgenomen op de cursorplaats die u gekozen heeft.

Inhoudsopgave

De automatische inhoudsopgave is zeer handig en wel om twee redenen:

Je hoeft niet apart een inhoudsopgave meer te maken, enkel op een sneltoets te drukken.
Deze inhoudsopgave maakt een soort interne links in uw bestand. Als u dus op een woord/zin uit de inhoudsopgave klikt, zal uw tekstverwerker automatisch naar dat gedeelte van het document gaan.

Voor een automatische inhoudsopgave is het noodzakelijk dat u de opmaak van de kopjes met een opmaakprofiel heeft gemaakt. Enkel de kopjes en/of stukken tekst die met dat opmaakprofiel zijn opgemaakt zullen in de inhoudsopgave verschijnen.

Het invoegen

Plaats de cursor op de plek waar u de inhoudsopgave wenst te plaatsen. (Meestal logischerwijs onder het kopje Inhoudsopgave.)
Kies Invoegen en dan Index en inhoudsopgave.
Klik op het tabblad inhoudsopgave. (Hier kunt u zaken instellen, zie lager.)
Als u klaar bent met instellen, klikt u op invoegen.
Indien u later nog meer koppen in de inhoudsopgave wenst te zien, bijvoorbeeld nadat u meer koppen heeft gekregen door uitbreiding van het artikel kan dit zeer gemakkelijk:
1. Plaats de cursor voor de inhoudsopgave en klik met de muis. (De inhoudsopgave kleurt nu grijs)
2. Druk op de toets F9.
3. U kunt nu kiezen tussen:
  - Alleen paginanummers bijwerken.
  - In zijn geheel bijwerken. (Aanbevolen)
4. Als u nu op OK klikt, zal de inhoudsopgave automatisch worden aangepast.

Instellingen van inhoudsopgave wijzigen

Onder het tabblad inhoudsopgave zijn verschillende zaken te wijzigen.

U kunt kiezen om de paginanummers wel of niet weer te geven.
Indien u paginanummers wel weergeeft kunt u kiezen om deze nummers direct achter het woord/de zin te plaatsen of om ze volledig rechts op de pagina te laten uitlijnen.
Indien u heeft gekozen voor het rechts uitlijnen van de paginanummers, kunt u kiezen voor een opvulteken. Het opvulteken (geen) laat de ruimte tussen het woord/de zin en het paginanummer gewoon wit.
Vervolgens kunt u de opmaak wijzigen. De opmaak: Sjabloon is het meest overzichtelijk, maar misschien ook erg saai. In het voorbeeldschermpje kunt u zien hoe andere varianten er uitzien door deze te selecteren.
U kunt aangeven hoeveel niveaus moeten worden weergegeven. (Van 1 t/m 9)
Onder de knop Opties kunt u zelf kiezen op welk niveau de koppen worden weergegeven. Hier kunt u ook aangeven of Bijschrift, Standaard en Voettekst moeten worden opgenomen in de inhoudsopgave. Dit doet u door achter een (of meer) van deze zaken een niveau te kiezen waarop ze moeten worden weergegeven. Als u niets wijzigt aan de opties worden de niveaus van de koppen steeds verder ingesprongen. (Zoals ook op het voorbeeldschermpje te zien is.)
Als laatste kunt u ook de knop Wijzigen nog gebruiken. Hier kunt u aangeven hoe de inhoudsopgaveniveau's moeten worden vormgegeven. Het makkelijkst is om hier geen wijzigingen door te voeren, maar als u de standaard letters niet mooi vindt, kunt u bij Opmaakprofiel wijzigen meer informatie vinden over dit onderwerp.