Microsoft Word/Mailmerge

Microsoft Office | Word

Wat is MailMerge? Het is een optie in Microsoft Word die toelaat om gegevens uit Excel, Word, Access (databases) ed. in te voegen in uw documenten op de manier zoals u dat wilt. Hierna volgt de uitleg hoe je MailMerge kunt gebruiken:

Excel

Uit het menu in word kies tools->MailMerge, (extra->Afdruk samenvoegen) hiermee wordt er een dialoogvenster geopend. Selecteer bij de eerste optie: create (maken).. catalog (hiermee wordt uw document na de merging naar dit type geconverteerd) en selecteer daarna Active Window (Actief venster). Neem daarna in dit dialoogvenster de 2e optie nl: selecteer open data. Omdat we in dit voorbeeld een Excelbestand gebruiken als source-data selecteren we in het Open Data Source dialoogvenster als filetype "MS Excel" en openen we de Excelfile.

Hierop komen er mogelijk nog dialoogvensters tevoorschijn. Volg de instructies gewoonweg en klik daarna Close in het Mail Merge Dialoogvenster.

Om daarna in uw document automatische aanvulling van gegevens uit de Excelfile te verwezelijken kiest u links bovenaan (zoals op de volgende afbeelding te zien is) Insert Mail Merge Field en voeg het juiste Exceldataveld toe op de plaats die u wilt.

Om dan deze gegevens automatisch te laten invullen selecteer de optie Merge to New Document waarmee u een nieuw document aanmaakt met de gegevens uit de Excelfile ingevuld op de juiste plaats, voor alle gegevens in één enkele klik. De merge is nu afgerond.

Automatische keuzes laten maken op inhoud van oorspronkelijk document

Indien u op basis van de inhoud keuzes wil maken hoe de inhoud moet worden weergegeven dan gebruikt u: insert word field. Indien u de keuze achteraf wilt veranderen, klik dan op Toggle Field Codes (hiermee wordt de 'code' weergegeven) en verander hierin hetgeen u wilt veranderen.

We verduidelijken dit even met een voorbeeldje:

{ IF { { nr } } > 9999 "Not a valid number" "{ { nr } }" }

Deze lijn zorgt er dus voor dat er op basis van de inhoud van nr dus een keuze wordt gemaakt of deze weergegeven of vervangen wordt door het bericht Not a valid number.

Word

Er is geen beperking, maar het is een voordeel om met tekstboxen te werken, want zodra ergens één woordje niet juist staat, hoeft er maar één gedeelte verplaatst te worden en niet uw hele Word-gegevens.

Dit geldt natuurlijk alleen als u een voorgedrukt briefhoofd moet personaliseren. Zo niet, dan hoeft er niet met tekstboxen gewerkt te worden, maar kan er gewoon zonder tabellen of tekstboxen gewerkt worden.

Het proces om te mergen verloopt analoog aan dat van een Exceldocument alleen moet er bij Open Data Source i.p.v. Excel- een Worddocument geselecteerd worden.

Access

MS Access bestaat helemaal uit tabellen dus leent zich heel goed tot het invoegen in documenten in word via MailMerge. Het enige dat er t.o.v. de andere gewijzigd moet worden is dat er bij Open Data Source i.p.v. Excel- een Accessdocument geselecteerd worden, dit kan een tabel zijn of een speciaal naar uw wensen samengestelde query.