OpenERP

ODOO

Dit is een eerste aanzet om te komen tot een Nederlandstalige handleiding voor ODOO. Dit is een "Enterprise Resource Planning"-programma met verschillende onderdelen. Voorheen ook bekend als TinyERP en meer recent als OpenERP.

Relatiebeheer

Financiele administratie

Personeelsmanagement

Fabricage/assemblage

Project management

Diensten/Service

Helpdesk

Inkoop

Verkoop

Point-of-Sale

Voorraadbeheer

Documentbeheer

De diverse menu's zijn ook in het Nederlands vertaald. Voor de liefhebber en/of de taalpurist zijn deze vertalingen nog zelf aan te passen. In deze beschrijving is door de hoofdauteur de Engelstalige menustructuur gevolgd, in de veronderstelling dat die niet aan wijzigingen onderhevig is.

Financiële administratie

Het Nederlands rekeningschema is als volgt opgebouwd:

0:Bezittingen

1:Financiele rekeningen

2:Tussenrekeningen

3:Voorraad grondstoffen

4:Kosten

5:Indirecte Kosten

6:Voorraad gereed product

7:Productie

8:Opbrengsten

9:Resultaat

Om te beginnen een hulpmiddel bij het boeken van de diverse posten.

	debet	credit
	links boeken bij:	rechts boeken bij:	soort rekening
Bezittingen 1 eigendommen 2 vorderingen	toename	afname	balans post
Verplichtingen 3 schulden 4 eigen vermogen	afname	toename	balans post
Kosten	toename	afname	verlies- & winstrekening
Opbrengsten	afname	toename	verlies- & winstrekening
Resultaat	toename	afname	verlies- & winstrekening

Onderstaande rekeningtypen zijn beschikbaar in OpenERP.

Account type	Rekeningsoort	Jaarafsluiting	Gebruiken voor
view	overzicht	geen	alleen gebruiken voor een hiërarchisch structuur van het rekeningschema
asset	activa	balans	bezittingen van het bedrijf (0xxx/1xxx)
recievable	te ontvangen	niet afgeletterd	debiteuren (= activa)
cash	vlottende activa	balans	liquide middelen (= activa)
equity	passiva	balans	(eigen) vermogen (0xxx/1xxx)
payable	te betalen	niet afgeletterd	crediteuren (= passiva)
expense	uitgaven/kosten	geen	kostenrekeningen (4xxx/5xxx/6xxx)
income	inkomsten	geen	opbrengstrekeningen (8xxx)
tax	belasting	balans
closed	afgesloten	geen	geen idee

Na installatie van OpenERP moet de administratie ingericht worden.

Hiervoor moeten we:

database aanmaken

hoofdgebruiker aanmaken (denk aan “admin” rechten!)

gebruiker “admin” verwijderen

eventueel overige gebruikers aanmaken (met “user” rechten)

rekeningschema inlezen en eventueel aanpassen

standaard rekeningschema verwijderen

properties goedzetten (Administration/Custom/Properties/Default Properties)

journaaldefinities maken

reeksen aanmaken (zie tabel)

Reeks	Sjabloon	Voorloop	Toename	Start
Uitgaande facturen(verkoop)	fu.%(year)s.	3	1	1
Inkomende facturen(inkoop)	fi.%(year)s.	3	1	1
Uitgaande credit facturen(verkoop)	cfu.%(year)s.	3	1	1
Inkomende credit facturen(inkoop)	cfi.%(year)s.	3	1	1
Analysejournaal	aj.	0	1	1
Journaal	j.	0	1	1
Afletteren	a.	1	1	1
Bankafschriften	ba.%(month)s/(day)s	0	1	1

fiscaal jaar aanmaken

periodes aanmaken (12 maanden + 1 voor de afsluiting?)

betaaltermijnen definieren (30, 14 en 0 dagen)

analyserekeningen (kostenplaatsen?) aanmaken

Administratie

Het boeken wordt gedaan via een journaal. Je hebt minstens een inkoop- en een verkoopjournaal nodig. Het grote gemak van een journaal is het vooraf kunnen definiëren van en/of beperken tot rekeningen waarop geboekt kan/mag/moet worden waardoor de kans op fouten afneemt en de snelheid van boeken toeneemt. Een heel handig journaal is in dit opzicht het BTW-journaal waarmee je alle betaalde en ontvangen BTW samenbrengt en betaalt via een verzamelrekening “Saldo BTW”.

Facturen invoeren

Facturen van leveranciers voer je in via "Invoices > Supplier Invoice > Draft Supplier Invoices". Vervolgens kies je voor "New" en vul je de selectievakjes in. Let op; op het tabblad "Other Info" kan je nog een andere boekingsperiode selecteren. Doe je dat niet dan wordt de factuur in de huidige periode geboekt! Vul bij "Total" het factuur totaal in en maak vervolgens met "Invoice Lines" de benodigde factuurregels aan. Met "Compute" wordt de omzetbelasting berekend. Als alles klopt kan je de factuur met "Validate" bevestigen. Pas op dat moment wordt de factuur ingeboekt en van een factuurnummer voorzien.

Bankafschriften invoeren

Bankafschriften worden ingevoerd via "Entries > Statements" Na het kiezen van het betreffende journaal (voor ieder bankrekening is er een apart journaal!) verschijnt het laatste banksaldo. Voer ter controle het nieuwe saldo in. Verander zo nodig de boekingsperiode. Vervolgens maak je met (nieuwe) "Statement lines" de afzonderlijke boekingsregels aan. Vul bij "Ref." de code van de bank in (AC, IC e.d.) en bij "Name" een (korte) omschrijving van de boeking. Let op: een afgeschreven bedrag wordt ingevoerd met een minteken!

Omzetbelasting

Voor de afhandeling van de omzetbelasting worden een vijftal rekeningen aangemaakt.

• 1800 Te vorderen omzetbelasting hoog tarief (21%)
• 1810 Te vorderen omzetbelasting laag tarief (6%)
• 1830 Te betalen omzetbelasting hoog tarief (21%)
• 1840 Te betalen omzetbelasting laag tarief (6%)
• 1850 Saldo omzetbelasting

De omzetbelasting van de inkomende facturen wordt geboekt op de respectievelijke eerste twee rekeningen. Deze bedragen vragen wij aan het eind van de maand terug van de belastingdienst. De omzetbelasting op uitgaande facturen wordt geboekt op de respectievelijke derde en vierde rekening. Deze bedragen moeten wij afdragen aan de belastingdienst. Bij de (maandelijkse) aangifte omzetbelasting boeken we de saldo's van de eerste vier rekeningen over naar de rekening "Saldo omzetbelasting". Dit saldo van de eerste vier rekeningen wordt op de laatste afgeboekt op een bankrekening als we de omzetbelasting betalen of terugkrijgen.

In OpenERP zit ook een mechanisme waarmee je periodiek een overzicht kan maken van de diverse betaalde en ontvangen omzetbelasting.

Jaarafsluiting

Om een jaar af te sluiten moeten er twee dingen gebeuren:

1. Een resultaatboeking; alle kosten en opbrengst rekeningen sluit je af op nul met een boeking op een resultaatrekening.
2. Je sluit alle balansrekeningen met een tegen boeking op nul met één boeking voor alle balansrekeningen.

Bovenstaande boekingen moeten op 31 december plaatsvinden!
Om het nieuwe jaar te openen doe je in het nieuwe jaar het tegenovergestelde van bovengenoemde stap 2.

De “wizard” in TinyERP automatiseert stap 2, maar moet (vooralsnog) in het af te sluiten jaar uitgevoerd worden (systeemdatum terugzetten?) Hij maakt een boeking op 1 januari van het nieuwe jaar in 'draft'. Deze moet nog bevestigd worden, maar kan dus ook nog aangepast worden voordat je hem effectueert.

De diverse rekening typen worden als volgt behandeld:

expense, income: close_method = none, Er wordt niets overgebracht naar het nieuwe jaar

payable, receivable: close_method = unreconciled, alleen de niet afgeletterde boekingen worden meegenomen naar het nieuwe jaar (helaas moet je het jaar afsluiten voordat je boekingen doet in het nieuwe jaar anders gaat deze transactie fout)

rest of accounts: close_method = balance, per rekening wordt het saldo overgebracht naar het nieuwe jaar

close_methode='detail' biedt de mogelijk om de rekeningen inclusief alle details over te brengen naar het nieuwe jaar (misschien gewenst voor sommige rekeningen van bezit)

Jaar openen

Als je de "wizard" "Close a Fiscal Year" hebt gebruikt wordt er automatisch een nieuw boekjaar geopend. Maar eventueel wil de automatische nummering van facturen e.d. nog aanpassen. Dat kan via "Administration-Custom-Sequences".