Puzzeltocht

Een puzzeltocht is een tocht die per voet, fiets, auto, skeelers of boot afgelegd kan worden. In dit boek wordt uitgelegd hoe je een puzzeltocht kunt organiseren en welke varianten er zijn (zoals een speurtocht of dropping).

Hoe organiseer je een puzzeltocht?

Er zijn twee belangrijke dingen voor een puzzeltocht, de route en de bijbehorende "puzzels". De "puzzels" kunnen vragen en/of raadsels zijn die in de omgeving te vinden zijn, bijvoorbeeld: wanneer is het monument aan het eind van de straat gebouwd? Een puzzeltocht kan ook tegen een bepaalde achtergrond gemaakt zijn, zoals een griezelpuzzeltocht of een puzzeltocht om kennis te maken met een museumpark of historisch binnenstad, waarbij ook vragen gesteld kunnen worden over de achtergrond.

Bij het uitzetten van de route zijn er een paar dingen waarmee je rekening moet houden. Verken altijd de omgeving vlak voordat de puzzeltocht gehouden wordt, en zorg dat het begin- en eindpunt niet te ver van elkaar vandaan liggen. Veel mensen hebben hun fiets of auto nog bij het beginpunt staan.

Als een route binnen een bepaalde tijd afgelegd moet worden, laat de afstand dan afhangen van de doelgroep. Jongeren en getrainde wandelaars hebben een loopsnelheid van plusminus 6 kilometer per uur, ouderen en mensen die slecht ter been zijn hebben een loopsnelheid van plusminus 3 kilometer per uur.

Hoe organiseer je een speurtocht?

Een speurtocht is bijna hetzelfde als een gewone puzzeltocht, alleen zit het verschil in het "speuren". Het eindpunt moet dan aan de hand van raadsels of aanwijzingen gevonden worden. Het kan ook dat het eindpunt van tevoren bekend is, en dat er dan "gespeurd" moet worden naar stempelposten, of in ieder geval een bepaald punt waar iemand controleert dat je daar ook geweest bent.

Hoe organiseer je een dropping?

Bij een dropping is het de bedoeling dat je de deelnemers op een voor hen onbekend beginpunt afzet, en dat de deelnemers zelf zoeken of speuren naar het vooraf bekende of onbekende eindpunt. Het meegeven van een routebeschrijving is bij een dropping ongebruikelijk. Het is de bedoeling dat de deelnemers op eigen intuïtie en kennis het eindpunt moeten vinden. Dit kan, net als bij een speurtocht, op basis van foto's, raadsels of het "coderen" van bestemmingen. Wees wel zeker dat de deelnemers het eindpunt kunnen vinden. Een dropping is bij een groot evenement met meer dan 100 deelnemers niet aan te raden, omdat het risico dat deelnemers verdwalen te groot is en dat vermiste deelnemers door de organisatie vaak niet meer teruggevonden kunnen worden.

Een veel voorkomende vraag bij een dropping is hoe je zo veel mogelijk kunt voorkomen dat deelnemers de verkeerde kant op gaan en verdwalen. Hierop zijn twee antwoorden: laat de omgeving patrouilleren door vrijwilligers (zorg dan dat zowel de deelnemers als vrijwilligers dan herkenbaar zijn) of zet de omgeving af met hekken (in gebieden waar weinig tot geen andere mensen zijn).

TIP - Laat deelnemers een mobiele telefoon (GSM) meenemen en geef ze een nummer wat ze kunnen bellen in noodgevallen.

Hoe organiseer je een fotopuzzeltocht?

Bij een fotopuzzeltocht is het gebruikelijk dat de deelnemers een routebeschrijving met daarbij een aantal foto's meekrijgen. Het meegeven van puzzels en raadsels kan, maar wordt ook als dubbelop gezien. De foto's zijn dan ergens langs de route gemaakt en is het de bedoeling dat de deelnemers met een eigen fototoestel de meegegeven foto's zo goed mogelijk nafotografeert.

Als je de mensen hun eigen fototoestel wil laten meenemen, geef dan een adres of mailadres waar ze hun foto's na de fotopuzzeltocht naartoe kunnen mailen. Je kan ook aan de deelnemers fototoestellen uitlenen. Hierbij kun je aan een leverancier vragen of hij/zij fototoestellen kan/wil uitlenen aan de organisatie van de fotopuzzeltocht.

Het is niet altijd haalbaar om ter plekke van de fotopuzzeltocht een winnaar uit te roepen, zeker bij veel deelnemers, omdat het nakijken van de foto's veel tijd in beslag kan nemen.

Hoe organiseer je een groot evenement?

Bij het houden van een groot evenement is een vergunning nodig van de gemeente waarin het evenement plaatsvindt. Een groot evenement bestaat niet alleen uit een route met raadsels en andere puzzels, maar ook uit verversingsposten en EHBO-posten, vanwege het hoge aantal deelnemers dat verwacht wordt. Naar alle waarschijnlijkheid zullen bij zo'n groot evenement ook onkosten zitten.

Maak een paar weken van tevoren reclame door advertenties te plaatsen in de krant, of een advertentie op een advertentiewand te plaatsen in bijvoorbeeld een winkelcentrum.

Het gebruik van wegafzettingen is bij een puzzel- of speurtocht is ongebruikelijk, omdat de deelnemers de weg moeten vinden aan de hand van een routebeschrijving, raadsels of puzzels en niet aan de hand van een duidelijk spoor van dranghekken. Een dropping is niet aan te raden als groot evenement.

Om zo veel mogelijk deelnemers te lokken kun je bijvoorbeeld medailles uitreiken of uitdelen, en na het evenement een groot feest te houden.

Werkers gezocht

Voor een groot puzzeltochtevenement moeten er werkers gezocht worden die helpen in de catering, EHBO, uitdelen van routebeschrijvingen, bezemwagen, enz. enz. Voor werkers kun je eventueel advertenties aanbrengen op advertentiewanden in de stad, een advertentie in de krant plaatsen of om advertenties bij de mensen thuis in de brievenbus te doen. Vergeet niet dat in een advertentie alle nodige informatie moet staan. Je kan ook vragen naar uitzendkrachten bij het uitzendbureau.

Een budget

Het inkopen van voedselwaren en het eventueel inhuren van uitzendkrachten kan veel geld kosten. Om de puzzeltocht financieel rond te krijgen kun je subsidie aanvragen, tenzij je het uit je eigen zak kan en wil betalen. Subsidie kun je aanvragen bij de gemeente en/of bedrijven. Succes is niet verzekerd, de gemeente en de bedrijven zijn natuurlijk niet verplicht om subsidie te geven als ze dat niet willen. Denk ook goed na over de financiën voordat je een puzzeltocht begint te organiseren. Het kan natuurlijk voorkomen dat de gemeente en/of de bedrijven het geld later, al dan niet in termijnen, terug willen zien. Om inkomsten te hebben op de puzzeltocht kun je overwegen entreeprijzen te heffen. Het kan een financiële situatie vergemakkelijken als de inkomsten (geheel of voor een deel) naar de gemeente of de bedrijven gaat.

De catering

Voor puzzeltochten die een groot deel van de dag of avond in beslag nemen is het verstandig een soort bar/snackbar op te bouwen waar mensen wat te drinken of te eten kunnen bestellen, als er veel mensen komen. Dit kan hongerige of dorstige situaties voorkomen.

Voor de opbouw van een bar/snackbar kun je een grote partytent opbouwen, of een patatwagen huren. Voor het inkopen van voedsel is het verstandig eten en drinken te bestellen bij een fabrikant, en dit vlak voor aanvang van puzzeltocht aan te laten leveren. Je kan eventueel een zaal huren bij een echte bar/snackbar en hun voor het

Organisatie van EHBO en beveiliging

Voor grote puzzeltochtevenementen kan de gemeente verplicht stellen dat er een EHBO-post en beveiliging aanwezig is. Voor het zoeken naar EHBO'ers en inhuren van vrijwillige beveiligers kun je eventueel een advertentie laten plaatsen (zie ook het hoofdstuk 'werkers gezocht'). Voor echte beveiliging tijdens het evenement is er overleg nodig met het politiekorps. Bij het politiekorps willen ze waarschijnlijk meer over de achtergrond van de puzzeltocht weten. Verstandig is om met iemand van de gemeente met het politiekorps te overleggen, omdat het politiekorps misschien graag zou willen weten of de puzzeltocht wel is goedgekeurd door de gemeente, en niet voor niets politieagenten wil inzetten (zie 'hoe organiseer je een groot evenement').