Handboek Wikimedia Commons/Uploaden

Benodigde voorkennis: Basiskennis licenties Basiskennis categorieën

Inleiding en "de kleine lettertjes"

Voor het opnemen van afbeeldingen, geluidsfragmenten, filmpjes en andere media in Commons gelden regels. Hieronder volgt een samenvatting van die regels en van de wettelijke regels die in Nederland gelden. Voorbehoud:

• De wettelijke regels gelden voor Nederland: voor foto's en andere media die in Nederland zijn gemaakt en door Nederlanders in Nederland worden ge-upload. Omdat deze regels zijn afgeleid van de EU-regels, zullen de regels voor België op hoofdpunten hetzelfde zijn, maar in de details kunnen ze echter verschillen. Voor andere landen kunnen andere regels gelden. Buiten Nederland gelden in ieder geval andere regels voor:
  • het publiceren van afbeeldingen met kunst in de publieke ruimte (zie Freedom of Panorama (FOP); zelfs voor andere EU-landen kunnen die al aanmerkelijk afwijken van de Nederlandse wetgeving
  • de termijnen en andere bijzonderheden die gelden voor het verlopen van auteursrechten/de overgang van rechten naar het publieke domein.
• Voor het plaatsen van media op Commons, geldt dat zij vrij moeten zijn in het land van opname/eerste upload (afhankelijk van het afgebeelde onderwerp), èn onder de auteursrechtenwet van de Verenigde Staten.
• Dit gaat om een samenvatting. Vooral de wettelijke regels omtrent auteursrecht zijn te complex om hier volledig uit de doeken te doen. Daarom geldt: Aan dit stappenplan kunnen geen rechten worden ontleend.

Tip vooraf

Vóórdat u aan onderstaand proces begint: bedenk of u de foto's en andere media die u wilt uploaden inderdaad wilt opnemen in Commons. Belangrijke voorwaarden zijn:

1. u stemt ermee in, dat anderen de ge-uploade foto's en andere bestanden voor alle soorten doeleinden kunnen hergebruiken, ook voor commerciële doeleinden;
2. u stemt ermee in, dat anderen uw foto's en andere media mogen bewerken, bijvoorbeeld uitsnedes maken, bewerken met een tekenprogramma of opnemen in een compilatie. De oorspronkelijke foto/bestand blijft overigens altijd in tact, er komt een nieuwe bestandspagina met het bewerkte bestand bij; in de nieuwe bestandspagina komt er een verwijzing naar het originele bestand.

De enige tegenprestatie is, mede afhankelijk van de gekozen licentie, dat de naam van de fotograaf of maker wordt vermeld in publicaties waarin een bestand wordt gebruikt.
NB Als een foto eenmaal is ge-upload, kan hij niet meer worden verwijderd, tenzij één van de verwijderingsredenen geldt (zoals dubbele foto of schending van auteursrecht).

Het stappenplan

Hieronder volgt een stapsgewijze handleiding voor het opnemen van foto's en andere bestanden in Commons. De eerste drie stappen zijn: bepalen welke bestanden wel en niet kunnen worden opgenomen. Bestanden moeten aan alle drie de criteria voldoen: zowel (1) het onderwerp als (3) de auteursrechten moeten in orde zijn èn (2) een soortgelijk bestand mag nog niet zijn opgenomen. Daarna begint het uploaden. Neem er de tijd voor, het uploaden kan 5 à 10 minuten of langer duren. Als er onbekende termen in dit stappenplan voorkomen: zie Terminologie voor uitleg.

Stap 1: Selectie van de media: geschikte onderwerpen

Foto's en andere media in Commons moeten educatief, leerzaam, informatief en/of instructief zijn, oftewel: van realistisch nut voor educatieve doeleinden. Een afbeelding of ander bestand moet bijvoorbeeld geschikt zijn als illustratie bij een (bestaand of toekomstig) Wikipedia-artikel, studieboek, tijdschriftartikel of andere informatieve publicatie. Bovendien zijn afbeeldingen van kunstwerken alleen toegestaan als die aan bepaalde voorwaarden voldoen (auteursrecht). Voor media die zijn gegeneerd met kunstmatige intelligentie (AI): zie eerst Commons:AI-generated media, voor Fanart zie Commons:Fan art.

Geschikte onderwerpen

Welke onderwerpen NIET

NB.: De links verwijzen naar Nederlandse categorieën. Zie steeds de bovenliggende categorie "by country" voor andere landen. In het algemeen: afbeeldingen en andere media die direct bestemd zijn voor Wikipedia, Wikibooks, Wikivoyage of een ander zuster-project, uitgezonderd de onderwerpen die niet zijn toegestaan (zie kolom hiernaast) Dorpsgezichten, straatbeelden, gebouwen (in Nederland*)), werkplaatsen, fabrieken, wijken, landschappen, polders, planten, dieren, dijken, water, wegen, verkeer Mensen aan het werk (zoals bouwvakkers, fabrieksarbeiders, wijkverpleegsters, huisvrouwen, boeren, melkboeren, kantoorpersoneel en mensen in vergadering) Mensen in hun vrije tijd: o.a. hobby's, verenigingen, evenementen Mensen in klederdracht Instructiefilmpjes: hoe doe je of maak je iets Kunstwerken: uitsluitend van opmerkelijke/gevestigde/erkende kunstenaars of kunstwerken die historische waarde hebben; EN waarvan de maker ten minste 70 jaar geleden is overleden (Voor de zes eilanden in het Caribisch deel van het Koninkrijk der Nederlanden geldt een verjaringstermijn van 50 jaar) Kunstwerken in Nederland*) die permanent in de openbare ruimte zijn, zoals beelden op pleinen, langs straten, en in vrij toegankelijke parken, overheidsgebouwen en publieke instellingen *) NB.: In veel andere landen geldt dat foto's van kunstwerken en gebouwen van kunstenaars en architecten die nog niet minstens 70 jaar geleden zijn overleden NIET mogen worden gepubliceerd, ook niet als ze in de publieke ruimte staan (zie Freedom of Panorama). Meer over geschikte onderwerpen: Commons:Project scope

De volgende onderwerpen zijn NIET toegestaan: Persoonlijke foto's, familieportretten, vakantiekiekjes (Commons is geen familie-album), foto's van feestjes, vriendengroepen, selfies. Uitzondering: mensen in originele klederdracht/bijzondere kleding en foto's van bijzondere of bekende mensen die ook voor een breder publiek interessant zijn, zoals portretten van mensen die in Wikipedia voorkomen. Ook toegestaan: een foto van uzelf voor uw persoonlijke account-pagina in een van de Wikimedia-projecten. Media die bedoeld zijn voor advertentie-doeleinden en/of zelfpromotie, waaronder foto's van zelfgemaakte kunstwerken, bijvoorbeeld om iemand als kunstenaar te promoten. Kunstwerken van hobbyisten en andere niet-opmerkelijke werken; EN kunstwerken die niet in de openbare ruimte zijn en waarvan de maker nog geen 70 jaar geleden is overleden; dit geldt voor bijvoorbeeld: kunstwerken in musea, scholen, theaters, kantoren, in particulier bezit design voorwerpen, uitgezonderd gebruiksvoorwerpen die enkel functioneel zijn en geen creatieve component hebben advertenties, platen- en CD-hoezen, boekomslagen, bordspellen, muziek, pasjes, logo's, verpakkingen die nog geen 70 jaar geleden zijn ontworpen en gemaakt; plaatjes uit stripboeken en posters waarvan de maker nog geen 70 jaar is overleden; NB dit geldt óók voor posters die in de publieke ruimte hangen, reden: zij zijn daar niet permanent (één van de voorwaarden voor FOP in Nederland) logo's, screenshots van TV of websites, andere publicaties waar creativiteit voor is gebruikt Zie Commons:Copyright rules by subject matter voor een uitgebreider overzicht. Levende personen die geen toestemming hebben gegeven voor publicatie van een foto of film waarop zij herkenbaar voorkomen (zie Algemene verordening gegevensbescherming (AVG))

Stap 2: Controleer op soortgelijke foto's in Commons

Controleer of hetzelfde of een soortgelijk medium niet al in Commons beschikbaar is. Neem geen foto's en andere media op die niets toevoegen, al aanwezig zijn, zich niet onderscheiden van andere media in een bepaalde Commons-categorie. Uitzonderingen: foto's van hetzelfde onderwerp vanuit een andere hoek, een ander aspect belichtend, zoals een detail, uit een ander periode of van betere kwaliteit (bijvoorbeeld scherpere foto of met een hogere resolutie). Soortgelijke media vinden: zie Zoeken.

Stap 3: Zorg dat de auteursrechten in orde zijn

NB Aan onderstaand overzicht kunnen geen rechten worden ontleend. Auteursrecht is ingewikkelde materie; hieronder staan alleen de hoofdlijnen die voor Nederland gelden.

Commons host alleen content die door iedereen voor elk doel vrij kan worden gebruikt. Dit is een belangrijk prinicpe van Commons en Commons-administrators controleren streng op schendingen van auteursrechten; zij verwijderen foute files. Zorg er daarom voor dat de rechten in orde zijn, anders is al het werk voor niets geweest. Auteursrecht wordt automatisch aan de maker van een werk toegekend, je hoeft er niets voor te doen, registreren of zo, dus ga ervan uit dat op een afbeelding of ander medium altijd auteursrecht rust, tenzij expliciet anders is aangegeven of één van de hieronder vermelde uitzonderingen van toepassing is. De regel is dus: als er niets over is vermeld, dan rust er auteursrecht op een werk. Dit geldt óók voor foto's en filmpjes op willekeurige websites en social media!

Toegestaan

Niet toegestaan

Foto's en andere media die u zelf heeft gemaakt, mits er geen creatief werk is afgebeeld (zoals een kunstwerk) dat niet in de openbare ruimte is en waarvan de maker nog geen 70 jaar geleden is overleden. Foto's van een Nederlandse (amateur- of professionele) fotograaf die ten minste 70 jaar geleden is overleden (Nederlands recht) èn de afbeelding zelf of het afgebeelde kunstwerk ten minste 95 jaar oud is (Amerikaans recht, omdat de servers van Commons in Amerika staan). Als niet bekend is wanneer een fotograaf of kunstenaar is overleden, gaat Commons ervan uit dat de auteursrechten op de foto of het kunstwerk is verlopen als die minimaal 120 jaar oud is. Sommige andere oude afbeeldingen, filmpjes en geluidsfragmenten: zie Licentietags. Foto's van een fotograaf die zelf, of diens rechtsopvolgers/erfgenamen, schriftelijk toestemming heeft gegeven om de foto's te publiceren met een licentie CC BY-SA (zie voorbeeld-tekst onderaan). Stuur na het uploaden van de foto('s) het bewijs van de toestemming naar permissions-nl@wikimedia.org (uitsluitend voor Nederlandstalige verzoeken; antwoord duurt in de regel enkele dagen). Foto's van websites waarop uitdrukkelijk staat vermeld dat de betreffende foto in het publieke domein is, of waarvoor één van de licenties geldt die in Commons zijn toegestaan (zie overzicht). Neem de link met de toestemming op in het bestand van de foto. Zie Media van andere websites uploaden voor voorbeelden van dergelijke websites. Foto's van oude schilderijen, tekeningen, boekillustraties en andere tweedimensionale kunstwerken die in het publieke domein zijn (dwz waarvan de kunstenaar ten minste 70 jaar geleden is overleden). NB-1 Uitzondering: foto's van Britse websites, zoals die van National Portrait Gallery, zie Dispute. NB-2 Voor foto's van driedimensionale kunstwerken moeten zowel de auteursrechten van de kunstenaar als die van de fotograaf in orde zijn! Pasfoto's die in Nederland zijn gemaakt en die bedoeld zijn voor een paspoort of identiteitskaart; hieraan worden zulke strenge eisen gesteld, dat er geen creativiteit mogelijk is en ze daardoor niet in aanmerking komen voor auteursrecht. Meer over copyrights en licenties: Commons:Licensing and copyright rules Publiek domein (Wikipedia); gedetailleerd, met tags: Public domain Nederlandse Auteurswet

In het algemeen: foto's en andere media die u niet zelf heeft gemaakt; uitzonderingen: zie linker kolom. Afbeeldingen van kunstvoorwerpen die niet in de openbare ruimte zijn èn waarvan de maker nog geen 70 jaar geleden is overleden. (Dus OK zijn bijvoorbeeld: foto's van oude museumstukken van minstens 120 jaar oud, maar ook van beelden op straat. Niet OK: foto's van moderne kunst, tenzij die permanent is opgesteld in openbare ruimtes of u toestemming van de kunstenaar heeft verkregen.) Afbeeldingen die u van internet-websites heeft geplukt waarop geen vermelding over auteursrechten staat. Hierop rust auteursrecht, ook al is dat nergens vermeld. Afbeeldingen van Google Maps en andere kaarten-sites. Hierop rust auteursrecht; uitzondering: kaarten van OpenStreetMap mits u zich aan de voorwaarden houdt (zie Media van andere websites uploaden). Foto's van Unsplash. Die zijn uitsluitend toegestaan als ze zijn ge-upload vóór 5-6-2017, toen Unsplash de voorwaarden aanscherpte. Zie Template:Unsplash en Village pump over Unsplash photos license. Zie ook: Kennisplatform Wikimedia, regels foto's toevoegen Commons:First steps/Contributing

Het uploaden

Als de foto('s) of andere bestanden aan alle drie de bovestaande criteria voldoen, kan het uploaden beginnen.

• Voor het uploaden van video en audio: zie eerst Commons:Video and Commons:Audio.

Stap 4: Zorg voor een digitaal bestand op uw harde schijf in het juiste format

Zie Commons:Preparing images for upload voor het hoofdartikel over dit onderwerp.
Zorg dat de foto's of andere bestanden op uw pc of laptop staan èn in een toegestaan format. Scan foto's die niet digitaal beschikbaar zijn bij voorkeur in een hoge resolutie, zodat ze bijvoorbeeld in detail bekeken kunnen worden of op een tentoonstelling gebruikt kunnen worden.

• Alleen mediabestanden zijn toegestaan, waaronder: afbeeldingen (zoals foto's, scans en diagrammen), video-clips, animaties, geluidsbestanden, presentaties (met dia's).
• Niet toegestaan zijn computerprogramma's en bestandsformaten waarvan de programma's niet vrij beschikbaar zijn, zoals Word, Excel en PowerPoint. Tip: zet dergelijke "verboden" bestandsformaten eerst om in PDF-bestanden of in een ander wel toegestaan bestandsformaat als u ze wilt uploaden.

Meer informatie: Project scope#Scope part 1:Files (voor de regels), Commons:File types (met uitgebreide beschrijvingen per file type) en/of Toegestane file-types (een beknopt overzicht).

Stap 5: Log in

Log in op Commons: dat kan ook met een account van Wikipedia. Als u nog geen account heeft: zie Accounts. Stel de taal in op Nederlands.

Stap 6: Klik op Upload

Op de Hoofdpagina: klik rechts op de button Upload. Op een andere pagina: klik in de linkerkolom op Bestand uploaden (onder het kopje "Doe mee").

Stap 7: Uploaden van een afbeelding

Er zijn nu twee mogelijkheden:

• Een foto van Flickr uploaden (onderste link). Beschrijving staat bij Media van andere websites uploaden.
• Een andere afbeelding uploaden, bijvoorbeeld één die u zelf heeft gemaakt (klik op "Selecteer te delen mediabestanden").

Er volgen nu steeds vervolgvragen, afhankelijk van wat u invult, met velden om in te vullen. Alle velden mogen in het Nederlands worden ingevuld, alleen de categorieën (trefwoorden) zijn in het Engels. Het meeste wijst zichzelf, hier alleen enkele toelichtingen.

1. Selecteer een afbeelding of ander medium van uw pc of laptop. Upload één foto tegelijk (meerdere foto's tegelijk uploaden is voor gevorderden).
   
2. Vink steeds het juiste vakje aan aan, vul alle vervolgvelden correct in.
   1. KI = Kunstmatige Intelligentie (AI, Artificial Intelligence).
   2. Licentie: de licentie waarbij u de meeste zeggenschap over uw werk houdt is Creative Commons Naamsvermelding GelijkDelen 4.0.
   3. Als u "Dit werk is van iemand anders en vrij te delen" aanklikt:
      1. Dan mag u niet zomaar "Dit werk is niet auteursrechtelijk beschermd en heeft dus geen bijbehorende licentie" aanklikken. Dat mag alleen als de afbeelding in het publieke domein is (de maker is minimaal 70 jaar geleden overleden) of als de maker uitdrukkelijk afstand heeft gedaan van zijn/haar rechten. Alle andere afbeeldingen zijn automatisch auteursrechtelijk beschermd, óók als dat niet vermeld is op bijvoorbeeld een website, óók als zij via sociale media zijn gedeeld, óók als u de foto van iemand heeft gekregen.
      2. Vul de correcte licentie in die op de website van de gedownloade foto staat vermeld, die met de maker/rechthebbende is afgesproken of die voor bijvoorbeeld het boek geldt.
      3. Als geen van de redenen juist zijn, moet bij "Voer een andere licentie in wikitekst-formaat in" een licentie worden aangeven, bijvoorbeeld (NB steeds inclusief de {{ }}):
         
         1. {{PD-old-auto-expired|yyyy}} voor foto's van fotografen die ten minste 70 jaar geleden zijn overleden èn de foto zelf of het afgebeelde kunstwerk ten minste 95 jaar oud is. yyyy = het jaar van overlijden van de auteur.
         2. {{Cc-by-sa-4.0|Naam maker}} {{Subst:OP}} als het gaat om een foto met toestemming van de fotograaf of diens rechtsopvolger(s), waarvoor u direct na het uploaden een e-mail verstuurt naar permissions-nl@wikimedia.org. NB Vervang "Naam maker" door de naam van de fotograaf of kunstenaar.
         3. {{PD-ineligible}} voor pasfoto's; vermeld (later in het proces) in de beschrijving dat het om een pasfoto gaat en verwijs naar [[:Commons:Copyright rules by territory/Netherlands#Lacking evidence of original authorship/ creative input of any kind]].
         4. {{PD-scan}} voor een scan die u niet zelf heeft gemaakt, en waarvan de afbeelding zich in het publieke domein bevindt (dwz dat het auteursrecht is verlopen). Zie Commons:When to use the PD-scan tag voor het hoofdartikel over dit onderwerp.
      4. Meer copyright-tags: zie Licentietags (meest toepasselijke tags voor de EU) of Copyright tags (uitgebreider overzicht). Als er geen geldige reden of licentie is, kunt u de afbeelding niet uploaden en stopt het proces hier.
      5. oorspronkelijke auteur: de maker van de foto en/of afgebeeld kunstwerk (NB als u een afbeelding heeft gescand, bent u NIET de auteur of maker van het werk, alleen van de scan, tenzij u de foto of het kunstwerk natuurlijk destijds zelf heeft gemaakt)
   4. Toelichting bij "Bevestig de volgende verklaring voordat u doorgaat": een zelfgemaakte foto of waarvoor u toestemming heeft gekregen van de fotograaf om te publiceren, kan een kunstwerk bevatten of iets anders waarop auteursrecht rust. Dan is er ook toestemming nodig van de kunstenaar of andere maker van het afgebeelde werk, anders mag de foto alsnog niet op Commons worden gepubliceerd. Uitzonderingen: (1) als de maker van het kunstwerk minimaal 70 jaar oud is, of (2) het kunstwerk in de openbare ruimte staat (op straat, in een openbaar park of een andere openbare plek waar iedereen zonder toegangskaartje toegang toe heeft).
3. Klik op Doorgaan.
4. Er verschijnt nu een scherm voor het beschrijven van de foto of ander medium.
   1. Afbeeldingstitel: dit is het enige veld dat later niet meer eenvoudig kan worden veranderd; controleer dus goed op schrijffouten. Dit veld wordt op overzichten getoond en moet met één blik duidelijk maken waar de foto over gaat. Vermeld hierin het onderwerp, de locatie en het jaartal (bijvoorbeeld: Graftombe Willem van Oranje - Nieuwe Kerk Delft - 2019). Gebruik een volgnummer als er meerdere foto's van hetzelfde onderwerp zijn.
   2. Bijschrift: dit veld dient voor de terugvindbaarheid van het bestand. Dit mag hetzelfde zijn als de Afbeeldingstitel, maar dan zonder volgnummer of andere code.
   3. Beschrijving: vermeld hier in detail wat er op de foto is te zien: situatie, locatie (plaats + straat, naam van het gebouw, etc.; ook indien van toepassing: wat er later voor in de plaats is gekomen), wie er op de foto staan (namen en/of beroep); van voorwerpen: de naam + waarvoor het werd/wordt gebruikt, andere bijzonderheden, eventuele toelichtingen;
      1. van een organisatie: ook de link naar de website tenzij die al in de categorie staat vermeld
      2. van een kunstwerk: ook de naam van de kunstenaar, titel van het werk, datum van vervaardiging, waar het kunstwerk is (welk museum, plaats + straat, privé-collectie, etc.)
   4. Permission/toestemming: de website waar de licentie staat vermeld als dat van toepassing is (anders leeg laten)
   5. Datum: de datum of het jaartal (of een indicatie daarvan) waarop de foto is genomen, zo precies mogelijk. Als de precieze datum bekend is, vermeld dan: {{Taken on|jjjj-mm-dd|location=Country name}}, bijvoorbeeld: {{Taken on|2004-07-10|location=Netherlands}}. Als het niet om een foto maar om iets anders gaat, bijvoorbeeld een tekening, schilderij, kaart of ander medium gaat: (alleen) de datum of jaartal waarop die is gemaakt.
   6. Categorieën: dit zijn gestandaardiseerde (niet-vrije) trefwoorden. Ze zijn in de regel in het Engels. Zonder ten minste één correcte categorie is de foto of ander medium zeer lastig terug te vinden en staat hij bovendien niet bij andere media over dit onderwerp. Er zijn administrators die na verloop van tijd foto's verwijderen die geen juiste categorie(en) hebben. Als u niet vertrouwd bent met de categorieën op Commons, vul dan in ieder geval in:
      1. de plaatsnaam (NIET de huidige gemeentenaam als Nissewaard of Voorne aan Zee, maar de oorspronkelijke zoals Hekelingen of Rockanje; uitzondering: als het om gemeentezaken gaat, zoals de burgermeester of gemeenteraadsvergaderingen). Voor elke plaats in Nederland is een eigen categorie gemaakt, ook voor kleinere plaatsen als Biert en Tinte. Nog beter: klik vantevoren op zo'n plaatsnaam-categorie voor het vinden van de juiste sub-categorie.
      2. Het is uiteindelijk de bedoeling dat er voor alle aspecten van de foto een zo'n specifiek mogelijke categorie wordt toegevoegd, in ieder geval (voor zover van toepassing) voor de aspecten 'wie' (staat er op de foto of heeft het kunstwerk gemaakt), 'wat' (is er op de foto te zien), 'waar' (is de foto genomen) en 'wanneer' (is de foto genomen en/of het kunstwerk gemaakt). Zie Zoeken om de juiste categorieën te vinden en Commons:Tips voor categoriseren voor welke soorten categorieën gewenst zijn.
   7. Tenslotte is er een veld waarin u locatie-coördinatoren kunt opgeven (niet verplicht, wel handig, zowel voor het terugvinden van foto's via Toolforge als voor het preciezer categoriseren in geval de juiste locatie-categorie ontbreekt). Ga naar Google Maps of een andere Map-website en klik op de locatie. Er verschijnen nu coördinatoren. Kopieer die en plak ze in dit veld: eerst die begint met 51°..'.."N, daarna die met 4°..'.."E (voor Nederland).
5. Controleer alle gegevens voor de laatste maal en klik op Publiceer bestanden.
6. Vervolgens ziet u aan de linkerkant de foto of ander medium klaar staan om definitief ge-upload te worden. U kunt nu metadata toevoegen, waarmee de foto beter wordt gevonden bij vrije zoekacties (zoekveld bovenin). U kunt deze stap ook overslaan en direct de Pagina publiceren.

Stap 8: Nazorg

Uw afbeelding, filmpje of geluidsfragment is nu gepubliceerd en klaar om gebruikt te worden. Bekijk de bestandspagina en controleer of alle velden correct zijn ingevuld.

1. Verbeter eventuele fouten.
2. Vul eventueel beschrijvingen en/of categorieën aan.
3. Bedenk of er een Wikipedia-pagina is waaraan de afbeelding zou kunnen worden toegevoegd; dit geldt vooral voor Wikipedia-pagina's zonder afbeelding.

Een bestandspagina achteraf muteren

1. Zorg dat u bent ingelogd, ga naar de bestandspagina die u wilt wijzigen en klik op de tab Bewerken (bovenin iets na het midden). U kunt nu de beschrijving, licentie en categorieën wijzigen. Categorieën wijzigen kan ook nog op een gemakkelijker manier, zie manier (1) in Categorieën achteraf muteren.
   1. Vermeld vervolgens onderaan in het veld "Samenvatting" in het kort wat u heeft veranderd. Hierdoor kan men later snel weer terugvinden welke wijzigingen in welke versie zijn uitgevoerd.
   2. Klik op de knop "Bewerking ter controle bekijken" en beoordeel of de wijzigingen correct zijn. Zo niet: scroll naar beneden, naar het Bewerken-gedeelte en wijzig de gegevens. Ga zo door totdat de wijzigingen naar uw zin zijn en klik dan onderaan op de blauwe knop "Wijzigingen publiceren".
2. Twee geo-codes toevoegen. Een geo-code zorgt ervoor dat anderen gemakkelijk kunnen terugvinden waar een foto precies is genomen. Andersom (als iemand op zoek is naar een afbeelding van een bepaalde lokatie) is hij dan ook terug te vinden via interactieve kaarten zoals Wikimap (haalt geo-locatie uit de tab Bestandsinformatie) en Wikishootme (haalt geo-locatie uit de tab Gestructureerde data). Daarom moeten twee soorten geo-coördinatoren worden toegevoegd om goed terugvindbaar te zijn.
   1. De standaard-procedure:
      1. Ga naar Google Maps of een soortgelijke website.
      2. Zoek de precieze locatie op waar de foto is gemaakt of die van het object van de foto.
      3. Klik daar; als het goed is verschijnt er nu een geo-code.
      4. Kopieer die code; u mag de codes kopiëren in de gewone geografische aanduidingen (met bijvoorbeeld N voor Noorderbreedte en O voor Oosterlengte) of in een digitale code.
      5. Vermeld in de tab Bestandsinformatie, direct onder het Information-blok:
         1. {{Object location dec|51.8504809|4.3251025}} met in plaats van de voorbeeld-codes de juiste codes; het tweede veld (51.8504809) is voor de breedtegraad (Noorder- of Zuiderbreedte), het laatste (4.3251025) voor de lengtegraad (Ooster- of Westerlengte); en/of
         2. {{Location|37°50'34.6"N|25°45'48.1"W}} voor de camera-lokatie, vervang uiteraard ook hier de codes door de juiste.
      6. Controleer of de locaties kloppen door op de link te klikken en vervolgens door te klikken naar de gewenste website. Als het niet klopt: probeer het opnieuw vanaf stap 2 (het zoeken en klikken in de kaartenwebsite - zoals Google Maps).
      7. Dezelfde geo-coördinatoren moeten ook in de tab "Gestructureerde data" voorkomen. U kunt wachten totdat een bot dat doet, of direct zelf uitvoeren.
         1. Scroll helemaal naar onderen in deze tab
         2. Klik op "+ Voeg verklaring toe"
         3. Zoek naar "coördinaten van afgebeelde plaats" (P9149) en/of "geografische locatie van gezichtspunt" (P1259) (wat van toepassing is) en voeg de geo-coördinatoren toe. Klik op "Toevoegen". NB Wikishootme toont alleen de "geografische locaties van gezichtspunt", niet de afbeeldingen met "coördinaten van afgebeelde plaats", Wikimap toont wel beide, slechts één als beide zijn ingevuld.
   2. Alternatieve methode: via Locator-tool.
   3. Zoeken naar bestanden met of zonder geo-codes: via het zoekvenster in de module SpecialSearch:
      1. (met) zoekterm hastemplate:"Module:Coordinates", bijvoorbeeld: gebouw hastemplate:"Module:Coordinates" geeft een overzicht met alle bestanden waarin het woord "gebouw" voorkomt en waarin geografische coördinaten zijn opgenomen;
      2. (zonder) zoekterm -hastemplate:"Module:Coordinates", bijvoorbeeld: gebouw -hastemplate:"Module:Coordinates" geeft een overzicht met alle bestanden waarin het woord "gebouw" voorkomt en waarin geen geografische coördinaten zijn opgenomen.
3. Voor foto's of kunstwerken met een rand er omheen, waarvan u niet wilt dat er een aangepaste versie zonder rand overheen wordt ge-upload: vermeld {{Border is intentional}} onder het beschrijvingen-blok. Zie bijvoorbeeld File:A.W. Weissman Domkerk Utrecht.jpg.

Stap 9: Verklaring met toestemming versturen

Zie Commons:Volunteer Response Team/nl#Toestemmingsverklaring voor alle aanvragen voor de officiële handleiding.
Als het om één of meer foto's of andere media gaat waarvoor u een verklaring van de rechthebbende(n) hebt: verstuur direct na het uploaden een Nederlandstalige mail naar permissions-nl@wikimedia.org met daarin:

1. de betreffende Verklaring als bijlage (het beste is als de fotograaf zelf een mail stuurt; als dat geen optie is en het om een ontvangen mail gaat: zie Instructie mail naar Contactpunt-team doorsturen
2. (een lijst met) de link(s) naar de foto('s) in Commons waarvoor de verklaring geldt
3. uw eigen account-naam in Commons.

De mail komt terecht in het "VRT-systeem" (VRT = Volunteer Response Team, in het Nederlands: Contactpunt-team), waar een vrijwilliger uw mail zal behandelen. Als de verklaring duidelijk en rechtsgeldig lijkt te zijn, zal de medewerker de toestemming op de bestandspagina vermelden. Daarbij wordt het "VRT-ticket-nummer" genoemd, zodat de toestemming altijd weer op te zoeken is door mensen met toegang tot dat VRT-systeem.

Een voorbeeld van zo'n Verklaring is hieronder opgenomen. In feite verklaart de auteursrechthebbende hetzelfde als wanneer een eigengemaakte foto wordt ge-upload op Commons.

Ik verklaar dat ik de auteur/de enige eigenaar ben van het exclusieve auteursrecht op de afbeelding(en) (hiernaar "het werk" genoemd) zoals vermeld op bijgevoegde lijst met bestandnamen, en de wettelijke bevoegdheid heb om het auteursrecht daarvan vrij te geven. Ik verklaar hierbij het werk te publiceren onder CC-BY-SA-4.0 (Creative Commons Naamsvermelding-Gelijk delen 4.0) en ik verklaar dat ik eenieder het recht geef om het werk te gebruiken, zelfs in een commercieel product, en het te wijzigen naar behoefte, zoals CC-BY-SA-4.0 voorschrijft, op voorwaarde dat zij zich houden aan de voorwaarden van de licentie en andere toepasselijke wetten. Ik ben me ervan bewust dat deze overeenkomst niet beperkt is tot Wikipedia of gerelateerde sites. Ik ben me ervan bewust dat ik altijd eigenaar blijf van het auteursrecht van het werk en het recht behoud dat de auteur met naam vermeld wordt volgens de CC-BY-SA-4.0. Wijzigingen die anderen in het werk aanbrengen, worden niet geclaimd door de auteursrechthebbende. Ik erken dat ik deze overeenkomst niet kan intrekken en dat de inhoud al dan niet permanent op een Wikimedia-project kan worden bewaard. [naam van de houder van het auteursrecht], [Bevoegdheid van de afzender (Bijv. "Auteursrechthouder", "Benoemde vertegenwoordiger van", enz.)] [Datum] [Plaats van de ondertekening]

De geel gearceerde tekst moet u nog aanpassen: een keuze maken of de juiste gegevens invullen.

Alternatieve methoden

• Voor het uploaden van een portret-foto van een bekend/beroemd persoon, bijvoorbeeld omdat een foto op zijn/haar Wikipedia-pagina ontbreekt: Wikiportret.nl. NB Voer dan toch altijd eerst de stappen 1-4 uit.
• Voor stap 9: de toestemmingsgenerator, zie Wikimedia VRT release generator.

Uploaden voor gevorderden

Media van andere websites uploaden

Voorbeelden van websites met media die je mag uploaden als de auteursrechten in orde zijn, met licenties die overeenkomen met de toegestane licenties in Commons:

• Een kaart/plattegrond van OpenStreetMap, mits je vermeldt:
  • OpenStreetMap-auteurs OF ©OpenStreetMap contributors, op de kaart zelf, altijd zichtbaar; mag in klein lettertype, als het maar leesbaar is; zie bijvoorbeeld rechtsonder op File:20160726 OSM-Bonamoussadi.png. Meer informatie: https://www.openstreetmap.org/copyright.
  • Bij de licentie (tijdens het uploaden): {{OpenStreetMap}} (dan hoef je niet "CC BY-SA 2.0" en de link naar de copyrightpagina van Openstreetmap te vermelden, dat gaat dan automatisch).
• Media uit Openstreetmap/Category:Files by license (hoofdcategorie: Openstreetmap/Category:Categories). Het gaat vooral om geografie en verkeer, zoals kaarten, wegen, routes, verkeersborden, landschappen en bezienswaardigheden onderweg. Let wel goed op:
  • Is een afbeelding niet al op Commons?
  • Voldoet de afbeelding aan de scope van Commons, zoals "van realistisch nut voor educatieve doeleinden" (o.a. geen persoonlijke foto's)?
  • Staat in de file wel de juiste licentie? Op deze website staan ook licenties die niet op Commons zijn toegestaan, zoals CC BY-NC-ND files‎ en CC BY-NC-SA files‎.
• Een item uit Openverse: vink na je zoekactie allereerst de gewenste licenties in, via de "Filters" rechts boven. Klik op een interessante file en vervolgens op de button "Go to image's website" voor meer informatie en het downloaden van een item. Veel foto's zijn afkomstig van Flickr.
• Een foto van Flickr waarbij de Flickr-uploader als licentie heeft aangegeven: Commercial use & mods allowed (je kunt linksbovenaan in Flickr deze licentie selecteren of bij een foto klikken op de copyright link; als "Attribution 2.0 Generic (CC BY 2.0)" of een andere op Commons toegestane licentie verschijnt, kun je hem in Commons uploaden). NB De foto hoeft niet op je eigen harde schijf te staan om te kunnen uploaden.
  • NB Check altijd eerst Questionable Flickr images.
  • NB Controleer of de foto niet al eerder is ge-upload, dubbele foto's zijn niet toegestaan.
  • Kies bij het uploaden direct op de allereerste pagina van de Upload Wizard voor "Afbeeldingen van Flickr delen".
  • Vermeld de precieze en directe link naar de foto, verwijder het gedeelte achter de lange cijfercode (dus zonder in/album en in/photolist en alles wat daarachter komt). Hierna wordt de foto direct opgenomen in Commons en kun je direct door naar het beschrijvingenscherm; de licentie en enkele andere gegevens worden automatisch in Commons opgenomen. Na het uploaden wordt bovendien automatisch gecontroleerd of de licentie in orde is aan de hand van deze link en wordt er een goedkeurings-tag aan het bestand toegevoegd als dat zo is.
  • Muteer na afloop de file: vermeld bij de licentie de naam van de maker, bijvoorbeeld: vervang {{Cc-by-2.0}} door {{Cc-by-2.0|Naam fotograaf}}.
  • Als je meerdere foto's tegelijk van Flickr wilt uploaden, kun je de tool Flickr2Commons gebruiken.
• Een filmpje van YouTube, of een still daaruit als foto, mits de YouTube-uploader als licentie "Creative Commons Attribution license (reuse allowed)" heeft vermeld. Om dergelijke videos te vinden: zie How To FIND And USE Creative Commons Videos On YouTube (without copyright claims). In het kort: voer een zoekactie uit, klik op Filters en kies in de kolom "Features" voor "Creative Commons". Controleer altijd nog of de video inderdaad de juiste licentie heeft door op "Show more" te klikken. Daar moet dan (onderaan) de link naar "Creative Commons Attribution license (reuse allowed)" staan. Als dat niet zo is, mag de video toch niet hergebruikt worden (het kan zijn dat de video in het verleden wel een juiste licentie had waardoor hij nog bij de zoekresultaten staat, maar dat dat inmiddels is veranderd). Geef in Commons als licentie op: {{YouTube CC-BY|Naam maker}}.
• Media van Europeana, mits bij Download staat: "Yes" en daarnaast GEEN voorbehoud is gemaakt (zoals "In auteursrecht - Onderwijsgebruik toegestaan" - dit betekent dat het bestand op Commons NIET is toegestaan, alleen voor onderwijs-doeleinden). Zelf op zoek gaan in Europeana naar bestanden die wèl op Commons zijn toegestaan: vink dan in de linkerkolom bij "KAN IK HET GEBRUIKEN?" alléén "Gratis Hergebruiken" aan. Vermeld de Category:Images from Europeana (of een onder-categorie) bij elke ge-uploade afbeelding.
• Afbeeldingen en andere media uit Delpher, met gescande Nederlandse kranten, tijdschriften en boeken. NB niet alle getoonde materialen zijn vrij van auteursrechten (zie Gebruiksvoorwaarden)! Bijzonderheden:
  • Vermeld altijd de juiste ondercategorie van Category:Images from Delpher.
  • Als de materialen afkomstig zijn van de Koninklijke Bibliotheek, vermeld dan in het ge-uploade bestand ook:
    • {{Koninklijke Bibliotheek}}
    • de toepasselijke ondercategorie uit Category:Collections from Koninklijke Bibliotheek.
• Beeldbanken van archieven en sommige musea hebben ook vaak foto's en andere media waarbij de licentie staat vermeld.
  • Let goed op of de vermelde licentie is toegestaan in Commons.
  • Controleer altijd of een bepaalde foto niet al eerder is ge-upload in Commons.
  • Neem contact op met het betreffende archief of museum als er geen licentie bij een foto staat die je wilt uploaden.
  • Vermeld in het bestand zowel de link naar de foto als die naar de webpagina met de licentie als die niet hetzelfde zijn.
  • Vermeld in het bestand de betreffende specifieke ondercategorie van Category:Media by source met de naam van de instantie in de categorie-naam.
  • Voor afbeeldingen uit het Nationaal Archief (Nederland): als licentie toevoegen: {{Nationaal Archief-license}} voor afbeeldingen met licentie CC-BY-SA; als de licentie niet CC-BY-SA is, maar CC-0, gebruik dan {{Nationaal Archief-license|license=CC-zero}}; zie instructie op Category:Images from Nationaal Archief.
• Scans uit Google Books mogen in Commons worden opgenomen, mits ze in het Public Domain zijn (vergewis je daar goed van).
  • Ook al is een boek in het publieke domein (de auteursrechten zijn verlopen), dan nog plaatst Google er een opmerking bij dat de scans alleen voor niet-commerciële doeleinden mogen worden gebruikt. Die opmerking kun je negeren: publiek domein is publiek domein, daar kan Google niets aan veranderen. Deze opmerking van Google heeft geen juridische waarde, scannen is geen creatieve actie.
  • Als je alleen één of enkele plaatjes eruit wil uploaden, probeer dan het Google logo/watermerk weg te snijden of te verwijderen uit de scans die je uploadt. Als je een heel boek uploadt, is dat uiteraard niet te vermijden.
  • Plaats in elk bestand met een Google-scan:
    • de tag {{PD-scan}}
    • (een ondercategorie van) de Category:Scans from Google Books.

Voor de rest is het een gewone upload, en beschrijf je het bestand zoals je een boek beschrijft, met o.a. de volledige boektitel, auteursnaam, uitgever, publicatiedatum en een link naar de bron. Als het om een kunstwerk gaat, beschrijf je bovendien de gegevens daarvan (titel kunstwerk, kunstenaar, datum, e.d.) en vermeld je het paginanummer in het boek waarop het kunstwerk is afgebeeld. Als je meerdere scans uit één boek opneemt, kun je er een aparte categorie voor maken, dan hoef je de boekgegevens alleen maar in die categorie op te nemen en niet in elk bestand afzonderlijk.

• Meer websites met gratis mogelijkheden voor foto's: zie
  • Commons:Free media resources
  • Category:Free-content licensed websites.

NB Verboden sites om bestanden van te uploaden: zie Commons:Bad sources.

Meerdere bestanden tegelijk uploaden

• Via de Wizzard, de standaard-upload-tool in Commons, kun je meerdere bestanden tegelijk uploaden. Gebruik deze optie vooral voor het uploaden van bestanden die alle bestemd zijn voor dezelfde categorie(en) en/of dezelfde titel moeten krijgen (met automatische nummering). Als het bijvoorbeeld gaat om een ruim aantal foto's die alle op dezelfde dag in een bepaalde plaats, streek, natuurgebied of pretpark zijn gemaakt, dan kun je daar een aparte categorie voor maken, bijvoorbeeld Category:Plaatsnaam photographs taken on jjjj-mm-dd; na het uploaden kun je elk van de foto's dan nog meer categorieën geven, steeds afhankelijk van het onderwerp.

Selecteer in plaats van één bestand nu alle bestanden die je tegelijk wilt uploaden. Vul op het vervolgscherm voor het eerste bestand alle gewenste gegevens in. Onderaan de gegevens voor dit eerste bestand staat nu een keuzemenu waarin je kunt aangeven of in de rest van de bestanden dezelfde gegevens moeten worden overgenomen. Kijk daar zorgvuldig naar en vink vooral de onderwerpen uit die niet van toepassing zijn, bijvoorbeeld als je alle bestanden verschillende namen of beschrijvingen wilt geven. Klik daarna voor akkoord. De gegevens zijn nu direct overgenomen in alle andere bestanden. Ga nu stuk voor stuk alle bestanden langs om correcties en aanvullingen door te voeren. Klik daarna onderaan om door te gaan. NB Deze beschrijving is alleen een uitbreiding van stap 7; alle stappen zullen nog steeds volledig doorlopen moeten worden, nu voor alle bestanden die je wilt uploaden.

• Voor het uploaden van grote aantallen (tot 10.000 afbeeldingen per keer): Commons:Pattypan. Het werkt met een Excel-bestand dat door je eigen systeem (zoals een beeldbank) wordt gegenereerd en waarin de benodigde gegevens vantevoren zijn ingevuld. Als het systeem ook trefwoorden bevat, neem die dan over in de beschrijvingen van de files; dit vergemakkelijkt later het toekennen van Commons-categorieën. Dit bestand moet in de regel nog wel handmatig worden gecorrigeerd en aangevuld. Vóórdat je kunt uploaden heb je nog toestemming van Commons nodig, via Commons:Requests for rights. Voor een uitgebreidere instructie: zie GLAM manual Erfgoed Gelderland 1.0, p. 77-88.
  • Een belangrijk verzoek: voeg ook hier aan elke afbeelding ten minste één categorie toe, die NIET verborgen is, al is het maar Category:Images from Instituut X to be categorised (met als bovenliggende categorieën: die van Instituut X èn Category:Media needing categories by source en/of Category:Uncategorized media with description in Dutch language). Als dit niet gebeurt, of als er alleen een verborgen categorie wordt toegevoegd, komen de afbeeldingen terecht in een Categorie:Media needing categories as of dd Month jjjj. Dit levert vervuiling van die categorie op en extra werk voor Commons-vrijwilligers om ze weer uit die categorie te krijgen, terwijl het bij het uploaden een fluitje van een cent is (door een extra kolom toe te voegen met de gewenste categorie).
  • Regel/organiseer zelf de correcte categorisering van deze bestanden, bijvoorbeeld met medewerkers en/of vrijwilligers die aan het instituut zijn verbonden. De weinige actieve Nederlandstalige Commons-vrijwilligers zijn er niet voor het categoriseren van bulk-uploads. Uiteraard kunt je ze wel om advies vragen, bijvoorbeeld op Commons:De Kroeg.
• Andere upload-tools: zie Commons:Upload tools

Meer copyright-tags toevoegen

Er bestaan uitzonderingen op auteursrechten, waardoor afbeeldingen tòch op Commons mogen worden ge-upload. Het is handig om hier de juiste tags voor toe te voegen aan de bestandspagina's zodat voor iedereen duidelijk is waaròm deze afbeeldingen op Commons zijn toegestaan.

• Voor FOP: Voeg aan bestandspagina's de tag {{FoP-Nederland}} toe voor foto's van recente (= van de laatste eeuw) kunstwerken in de openbare ruimte die voldoen aan de FOP-voorwaarden in Nederland. Voor België is de tag {{FoP-Belgium}}; voor Suriname bestaat hij niet. Voor andere landen: zie Category:FoP templates. Hierdoor weten ook andere vrijwilligers en administrators direct dat dit bestand voor wat betreft FOP in orde is.
• Voor De Minimis: Voeg aan bestandspagina's de tag {{De minimis}} toe voor Nederlandse foto's waarop een kunstwerk staat dat nog niet in het publieke domein is, maar niet het hoofdonderwerp van de foto is; de officiële formulering voor het toestaan van dergelijke kunstwerken op foto's is: ‘incidenteel’ en van ‘ondergeschikte betekenis’. Het kan bijvoorbeeld gaan om een foto of videofragment waarop toevallig ook een logo, schilderij of sculptuur staat afgebeeld, maar niet prominent in beeld is, of een reportage waarin een kort fragment van een straatmuzikant is te horen. Dergelijke foto's en andere media zijn op zich volgens de Nederlandse wet (artikel 18a auteurswet) toegestaan, maar er mogen dan vervolgens geen uitsnedes van alléén het kunstwerk worden gepubliceerd op Commons.